General Terms and Conditions (GTC) – v2

1. Introduction and Basic Provisions

These General Terms and Conditions (hereinafter: "Terms") govern the online appointment booking and customer management software service called AI Booking (hereinafter: "Service") and the legal relationship between the Service Provider and Users.

The purpose of the Terms and Conditions is to define in detail and in plain language the rules for using the Service and the rights and obligations of the parties, thereby ensuring a lawful and transparent contractual relationship between the Provider and the Users.

The most important information in brief

• What is this service? AI Booking is a cloud-based (SaaS – Software as a Service) appointment scheduling and customer management system, developed specifically for Hungarian small and medium-sized businesses.
• Who is it for? For service providers (e.g. hairdressers, beauticians, personal trainers, massage therapists, doctors, lawyers, consultants, and other businesses offering appointment-based services) and their customers who book appointments through the system.
• How much does it cost? The Service starts with a free test period (beta), followed by a 14-day trial period once that closes. After the trial period expires, the Subscriber can choose: Basic plan (2,900 Ft/month or 29,000 Ft/year), Pro plan (4,900 Ft/month or 49,000 Ft/year), or the free plan with limited features.
• How can it be cancelled? The subscription can be cancelled at any time, without giving a reason. The cancellation takes effect at the end of the paid subscription period, until then the Service can be used without restriction.

1.1. Scope and applicability of the Terms and Conditions

These Terms and Conditions apply to:

• Az app.aibooking.hu és aibooking.hu domain címeken, valamint az ezekhez tartozó aldomaineken elérhető valamennyi szolgáltatásra és funkcióra;
• Minden olyan természetes vagy jogi személyre, valamint jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetre, aki a Szolgáltatást bármilyen módon igénybe veszi;
• A Szolgáltatáshoz kapcsolódó valamennyi jogviszonyra, beleértve az előfizetési szerződést, a felhasználási jogot, valamint az adatkezelési jogviszonyt;
• To all electronic communications and documents created in connection with the Service.

The Terms and Conditions does not cover to the legal relationship between the Subscriber and their clients (Guests). The Subscriber is solely responsible for the contractual relationship between the Subscriber and the Guests, including its content and performance.

1.2. Acceptance of the Terms and Conclusion of the Contract

By commencing use of the Service, particularly — but not exclusively — through registration, ordering a subscription, or actively using any function of the Service, the User expressly and irrevocably declares and acknowledges that:

• Jelen ÁSZF teljes tartalmát elolvasta, megértette és annak rendelkezéseit magára nézve kötelezőnek fogadja el;
• Az ÁSZF-ben foglalt feltételek elfogadása tudatos és önkéntes döntés eredménye;
• Természetes személy esetén: elmúlt 18 éves és cselekvőképes, vagy ha korlátozottan cselekvőképes kiskorú vagy nagykorú, törvényes képviselőjének hozzájárulásával jár el;
• Jogi személy vagy jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet esetén: jogosult a szervezet képviseletére és szerződéskötésre;
• A regisztráció során megadott adatok a valóságnak megfelelnek, pontosak és naprakészek;
• Has read and acknowledged the in the Privacy Notice your bookings.

Important notice

If you do not agree with any provision of these Terms and Conditions, please should not register és do not use the Service. A regisztrációval, az előfizetéssel és a Szolgáltatás használatával Ön elfogadja jelen ÁSZF valamennyi rendelkezését.

1.3. Applicable Legislation

These Terms and Conditions, as well as the legal relationship between the Provider and the Users, are governed by Hungarian law.

Applicable legislation

• 2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről (Ptk.) – különösen 6:77-6:81. § és 6:102-6:105. §;
• Act CVIII of 2001 az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról (Eker. tv.);
• 45/2014. (II. 26.) Korm. rendelet a fogyasztó és a vállalkozás közötti szerződések részletes szabályairól;
• Government Decree 373/2021 (VI. 30.) a digitális tartalom szolgáltatására és digitális szolgáltatások nyújtására irányuló szerződések részletes szabályairól;
• Act CLV of 1997 a fogyasztóvédelemről (Fgytv.);
• 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról (Infotv.);
• Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR);
• 2000. évi C. törvény a számvitelről (Sztv.);
• 2017. évi LIII. törvény on the prevention of money laundering and terrorist financing (AML Act).

The mandatory provisions of the above legislation apply to the parties even without a separate stipulation.

2. Provider Information

The Service is operated and provided by the following company:

Dobó Imre, sole trader

2.1. Hosting Provider Details

Pursuant to Section 4(1)(h) of the E-Commerce Act:

Hosting provider

3. Definitions

For the purposes of these Terms and Conditions, the following terms shall have the following meanings:

4. Description of the Service

AI Booking is a modern, cloud-based (SaaS) appointment booking and customer management system, developed specifically for Hungarian small and medium-sized businesses. The purpose of the Service is to simplify and automate the appointment booking process, reduce administrative burden, and improve the customer experience.

4.1. Nature of the Service

The Service, pursuant to Government Decree 373/2021. (VI. 30.) digital service is classified as, which:

• Kizárólag elektronikus úton, az interneten keresztül érhető el és használható;
• Folyamatos hozzáférést biztosít a szoftver funkcióihoz az előfizetési időszak alatt;
• Nem igényel a Felhasználó eszközére történő szoftvertelepítést (kivéve a webböngészőt);
• Progresszív Webalkalmazásként (PWA) telepíthető a Felhasználó eszközére, amely lehetővé teszi a push értesítések fogadását;
• It runs on the Provider's servers, and the Provider ensures its maintenance, updates, and development.

4.2. Basic features

Booking Management

• Online booking: 24/7 booking availability for the Subscriber's services.
• Automatic confirmations: Automatic email upon successful booking.
• Automatic reminders: Customizable reminder messages for Guests.
• Managing bookings: Modification, rescheduling, cancellation.
• Calendar view: Broken down daily, weekly, monthly.
• Preventing appointment conflicts: Automatic double-booking prevention.
• Waitlist booking: Notification about a freed-up time slot.

Customer management

• Customer records: A central database for storing customer data.
• Booking history: Tracking previous bookings.
• Managing customer data: Recording contact details and notes.
• Blacklist management: Restricting bookings for problematic clients.
• Customer statistics: Detailed analysis of booking habits.

Service management

• Services and categories: Unlimited service creation and categorization.
• Pricing and duration: Set custom prices and durations.
• Additional services (add-ons): Adding optional add-ons.
• Seasonal services: Management of recurring services.
• Inventory Management: Tracking of inventory-linked services.

Staff management

• Adding team members: Up to 5 team members in the Pro package.
• Permission management: Over 65 permissions across 11 categories.
• Custom working hours: Can be configured individually for each staff member.
• Managing time off: Recording days off and absences.
• Performance statistics: Reports per staff member.

Payment management

• Online fizetés és banki átutalás: A Vendég az Előfizető vagy a kijelölt Munkatárs beállításától függően a Kereskedő saját Stripe-, Barion- vagy SimplePay-fiókján keresztül fizethet bankkártyával, illetve közvetlen banki átutalást is választhat.
• Deposit payment: Requesting a deposit at booking.
• Automatic invoicing: Billingo and Számlázz.hu integration.
• Financial reports: Detailed revenue reports.
• Pass management: Manage prepaid passes and packages.

Integrations

• Google Calendar synchronization: Two-way synchronization.
• Zoom and Google Meet integration: Automatic video call link generation.
• Embeddable widget: A booking interface that can be integrated into the Subscriber's website.
• REST API: Integration with external systems for developers.
• Webhook support: Sending real-time notifications to external systems.

4.3. Special features

Login methods

The Service supports multiple login methods for the convenience and security of Users:

• Traditional login: With an email address and password combination.
• Social Login: Login with Google, Facebook, Apple, Microsoft, and GitHub accounts via the OAuth 2.0 protocol. During Social Login, the Service only accesses the data required for login (name, email address, profile picture).
• Magic Link: Passwordless login using a unique, single-use, time-limited link that the system sends to the User's email address.

The Subscriber can freely configure in the Service settings which login methods they wish to enable for their own Guests.

Test Mode

The Service has a "Test Mode" feature that allows the Subscriber to simulate booking and payment processes without executing real transactions.

Google Calendar integration

Google Calendar sync uses two-way OAuth 2.0 authentication. The Subscriber can revoke the authentication tokens at any time.

Two-factor authentication (2FA)

The system supports two-factor authentication (2FA) using the TOTP (Time-based One-Time Password) protocol. 2FA is compatible with Google Authenticator, Microsoft Authenticator, and similar authenticator apps. Enabling 2FA is strongly recommended to increase account security, especially for Subscriber and Administrator accounts.

Pass management

The Subscriber can create passes and booking packages (for example, "10-visit pass", "Monthly unlimited pass") that Guests can purchase. Pass usage is automatically recorded, and both the Subscriber and the Guest can track the remaining visits or validity period.

️ Image upload

Uploaded images are stored in Cloudflare R2 cloud storage. Maximum 5 MB per image, supported formats: JPG, JPEG, PNG, WebP.

Notifications

The system supports the following notification channels:

• Email notifications: Automatic email notifications via SendGrid, which ensures a high delivery rate. Notification templates can be customized by the Subscriber.
• Push notifications: Real-time push notifications via the PWA application, based on an in-house developed service. To receive push notifications, the User must allow notifications in their browser or on their device.
• SMS notifications and campaigns: The Service provides an optional SMS feature through LINK Mobility Hungary Kft. (SeeMe) as a processor. There are two types of SMS: (a) transactional messages (e.g. booking confirmation, appointment reminder), which relate to the performance of the service and do not qualify as advertising; and (b) marketing SMS campaigns, which may only be sent based on the recipient's prior, clear and explicit consent (opt-in), in accordance with Hungarian Act XLVIII of 2008 on the basic conditions and certain restrictions of commercial advertising activity — obtaining and documenting consent is the responsibility of the given Service Provider (User). SMS sending is available by purchasing SMS credit packages; purchased credit is valid for 1 year from the date of purchase, and unused credit cannot be exchanged for cash or refunded. Details of data processing related to SMS are set out in Section 5.5 of the Privacy Notice.
• Artificial intelligence (AI)-based features: The Service also includes features based on artificial intelligence (e.g. AI assistant, text, description, and pricing suggestions). In accordance with the European Union's Artificial Intelligence Regulation ((EU) 2024/1689, the "AI Act"), we inform the User that when using these features, they are interacting with artificial intelligence. AI-generated content may contain errors, is suggestive only, does not constitute professional, legal, medical, or financial advice, and always requires human review and approval before use. AI inference is provided as a processor by Ollama (ollama.com); the related data processing is detailed in the Privacy Notice.

4.4. Data Export

The Subscriber is entitled to export their data stored in the Service via the Account settings.

⬇️ Exportable data categories

• All data: All of the categories below at once.
• Bookings only: Complete booking data.
• Customers only: Customer record data.
• Services only: The created services and prices.
• Staff and resources only: Data on staff and resources.
• Settings only: The system settings.
• Staff member details: Each team member's own data.

Available formats:

• JSON (importable): A structured data format suitable for importing into other systems.
• CSV (read-only): A format that can be opened with spreadsheet software (e.g., Excel, Google Sheets).

4.5. Availability and accessibility of the Service

The Provider strives to ensure continuous availability of the Service, 24 hours a day, 7 days a week. The Provider does not guarantee a specific, quantified uptime commitment (SLA), however it makes commercially reasonable efforts to ensure a high level of availability and reliability.

Maintenance periods

About planned maintenance the Provider shall notify Subscribers by email at least 48 hours in advance. Urgent, unplanned maintenance in such cases, the Provider will notify you as soon as possible and will strive for prompt restoration.

4.6. Compatibility and interoperability

Information pursuant to Section 11(1)(u) of Government Decree 45/2014 (II. 26.) and Government Decree 373/2021 (VI. 30.)

Supported browsers and devices

The Service supports the following browsers its last two major versions supports:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Apple Safari
• Microsoft Edge

Tools: The Service operates as a responsive web application, accessible from desktop computers, laptops, tablets and smartphones alike. A native mobile app is not included in the Service.

Minimum technical requirements:

• Aktív internetkapcsolat (ajánlott: legalább 2 Mbps);
• JavaScript engedélyezése a böngészőben;
• Cookie-k (sütik) engedélyezése a bejelentkezés és a munkamenet-kezelés érdekében;
• The Service requires an encrypted connection using TLS 1.2 or a newer version.

Interoperability (ability to work together): The Service can integrate with the following third-party services:

• Calendar: Google Calendar (kétirányú szinkronizálás);
• Payment: Stripe online fizetési platform;
• Billing: Billingo, Számlázz.hu;
• Video call: Zoom, Google Meet;
• Authentication: Google, Facebook, Apple, Microsoft, GitHub (Social Login, OAuth 2.0);
• Embedding: Widget integrálható bármely weboldalba HTML kóddal;
• API: A RESTful API is available in paid plans for integration with external systems.

The Provider is not liable for the operation of integrations with third-party services if the fault lies with the third party.

4.7. Protective measures and data security

Information pursuant to Government Decree 373/2021. (VI. 30.)

The Provider applies the following technical and organizational measures to protect the Service and Users' data:

• Encrypted communication: Az adatátvitel TLS 1.2+ titkosítással történik (HTTPS);
• Password management: A jelszavak kizárólag egyirányú kriptográfiai hash formátumban (bcrypt) kerülnek tárolásra, a Szolgáltató sem ismeri a jelszavakat;
• Two-factor authentication (2FA): Opcionálisan aktiválható a Fiók védelme érdekében;
• Data backup: A Szolgáltató rendszeres biztonsági mentéseket készít;
• Access management: A rendszer jogosultsági szintekkel biztosítja, hogy az Előfizető munkatársai csak a számukra engedélyezett funkciókhoz és adatokhoz férjenek hozzá;
• DDoS protection: A Cloudflare szolgáltatás védi a rendszert a túlterheléses támadásoktól;
• Security of payment data: A bankkártya-adatokat a PCI DSS szabványnak megfelelő Stripe kezeli, a Szolgáltató azokat nem tárolja;
• Logging: The system logs access and significant actions to help detect security incidents.

5. Registration and Account Management

5.1. Registration

Using the Service requires registration. Registration is free and without obligation. Registration is possible in the following ways:

• Traditional registration: By providing an email address and password.
• Social Login: Registration and login with a Google or Facebook account.
• Magic Link: Passwordless login with a unique email link.

During registration, the following data must be provided:

• In the case of a natural person: full name (surname and first name), email address, password (for traditional registration)
• For subscribers, additionally: business data (company name or sole trader's name, registered/site address, tax number)

Optional data that can be provided during registration: phone number, website address, field of activity, profile picture.

Traditional registration consists of the following steps:

1. A regisztrációs űrlap kitöltése a kötelező adatokkal;
2. Az ÁSZF és az Adatkezelési Tájékoztató elfogadása (checkbox bejelölésével);
3. A regisztráció elküldése;
4. Az e-mail cím megerősítése a Szolgáltató által küldött megerősítő e-mailben található linkre kattintással;
5. After confirming the email address, the Account is activated and the trial period starts automatically.

In the case of Social Login, registration takes place through the external provider's authentication process. The Social Login provider only shares the data required for authentication (name, email address, profile picture) with the Provider. By using Social Login, the User accepts these Terms and Conditions and the Privacy Notice.

5.2. The User's obligations regarding the Account

The User is obliged, with regard to their Account and its use, to:

• To provide real data: Only provide real, accurate, and up-to-date data. Providing false data may result in the immediate suspension or deletion of the Account.
• To keep data up to date: To update any changes to the data in the Account immediately, but no later than within 15 days.
• For secure password handling: Keep your password secret and never share it with a third party (at least 8 characters, a combination of upper- and lowercase letters, numbers and special characters is recommended).
• Responsibility for account activity: To take responsibility for all activity associated with their Account.
• To report unauthorized access: Report unauthorized access to your Account to the Provider immediately, but no later than within 24 hours, at info@aibooking.hu.
• Use of two-factor authentication: The Provider strongly recommends activating 2FA for every Account, especially for accounts with administrator permissions.

5.3. User roles and permissions

5.4. Account suspension and deletion

The Provider is entitled to the User's Account to temporarily suspend or permanently delete in the following cases:

• Jelen ÁSZF bármely rendelkezésének megsértése esetén;
• Jogszabályba ütköző tevékenység folytatása vagy annak alapos gyanúja esetén;
• Más Felhasználók zavarása, károsítása vagy jogaik megsértése esetén;
• Hamis, megtévesztő vagy más személyre vonatkozó adatok megadása esetén;
• A rendszer biztonságának veszélyeztetése esetén;
• A Szolgáltatás rendeltetésellenes használata esetén;
• Előfizetési díj nem fizetése esetén, a türelmi idő lejártát követően (lásd 8.4. pont);
• At the User's request.

The User may request deletion of their Account at any time using the "Delete Account" option in Account Settings, or by written request sent to info@aibooking.hu.

6. Formation of the Contract

Legal background: Civil Code Sections 6:77-6:81, E-commerce Act Sections 5-6, Government Decree 45/2014 (II. 26.) Sections 11-12

6.1. The process of electronic contracting

1. Information: The Subscriber acknowledges the Service, its features, the subscription fees, and these Terms and Conditions.
2. Registration: The Subscriber registers for the Service by accepting the Terms and Conditions.
3. Trial period: After registration, the free trial period starts automatically.
4. Trial period: After the test period ends, a 14-day free trial starts automatically.
5. Ordering a subscription: The Subscriber selects the desired package (monthly, annual, or free) and — in the case of a paid package — initiates the payment process. This is the Subscriber of the offer qualifies as.
6. Offer confirmation: The Provider sends an automatic confirmation pursuant to Section 6(1) of the Hungarian E-Commerce Act. This no constitutes acceptance of the offer.
7. Payment: The Subscriber makes the payment online by bank card or bank transfer.
8. Formation of the contract: Following successful payment, the Provider sends a confirmation email. The contract comes into being upon receipt of the confirmation email. In the case of choosing the Free package, the contract comes into being upon confirmation of the package selection.
9. Service activation: The Subscriber gains access to the Service's feature set to the extent defined by the selected package.

6.2. Correcting data entry errors

The Subscriber may correct data entry errors at any time before submitting the order. After the order has been submitted, data entry errors can only be corrected by notifying the Service Provider (info@aibooking.hu).

6.3. Language and filing of the contract

The language of the contract is Hungarian. The Provider does not register concluded contracts. Archiving the documents is the User's responsibility.

6.4. Code of Conduct

The Service Provider has not subjected itself to any code of conduct.

7. Subscription and Fees

7.1. Trial Period (Beta)

Trial Period – Limited Liability

When the Service starts in test (beta) mode operates. Its purpose is to test and improve the system under real-world conditions.

Features:

• Duration: Határozatlan, a Szolgáltató visszavonásáig;
• Free: Semmilyen díj nem kerül felszámításra;
• Open access: Bárki regisztrálhat;
• Full feature set: Nincs funkcionális korlátozás;
• Weekly feedback: During the test period, the Service Provider requests feedback from Users on a weekly basis via a feedback form sent by email. This feedback helps improve and refine the Service.

Exclusion of liability during the trial period

During the trial period, the Provider assumes no liability whatsoever for the following:

• Data loss: A teszt időszak alatt bevitt, feltöltött vagy tárolt adatok részleges vagy teljes elvesztéséért, sérüléséért, megsemmisüléséért;
• Service outage: A Szolgáltatás átmeneti vagy tartós elérhetetlenségéért, leállásáért, szüneteléséért;
• Malfunction: A Szolgáltatás hibás, nem rendeltetésszerű működéséből eredő bármilyen kárért;
• Change of features: Funkciók módosításából, megszüntetéséből, vagy új funkciók bevezetéséből eredő kellemetlenségekért;
• Business damages: For lost profits, loss of business opportunity, or any indirect or consequential damages.

During the trial period, the User uses the Service at their own risk. We recommend that during the trial period you do not store critical, irreplaceable data in the system, or that you arrange an external backup for it.

7.2. Trial period – 14 days

14-day free trial

Following the end of the trial period, every User is automatically 14-calendar-day free trial period switches over, during which you can use all features of the Service without restriction.

Features of the trial period:

• Automatic conversion: After the test period ends, the Account automatically switches to trial mode – no separate activation is needed.
• Free: The 14-day trial period is completely free.
• Full feature set: During the trial period, all features of the Service are available without restriction.
• No credit card required: You don't need to provide a credit card or payment details to start the trial period.
• Data retention: Data created during the test period and trial period (bookings, customer data, settings) is retained.
• Manual subscription: At the end of the trial period, the system no it will not automatically start charging – subscription activation happens manually.
• After expiry: After the trial period expires, the Account becomes inactive. It can be reactivated at any time by activating a subscription.

Summary: Test Period vs. Trial Period

7.3. Subscription packages

After the trial period expires, the Subscriber can choose from the following packages:

Features of the free plan:

The free plan allows the Subscriber, after the trial period ends, to continue using the basic features of the Service within limited scope — without a paid subscription. The free plan can be switched to a paid subscription at any time in the Account settings.

• Maximum 30 bookings per month
• Maximum 3 active services
• Adding a team member is not possible
• Maximum 200 system emails per month
• Maximum 50 MB storage
• Google Calendar sync available
• Email template editing is not available
• Online payment (Stripe, Barion, SimplePay) not available
• Automatic invoicing not available
• API integration not available

Exclusion of liability for the free plan

The free package is provided on an "as-is" basis, without any warranty. The Provider assumes no liability for data loss, service outages or any direct/indirect damage.

Prices are gross prices. The Provider is exempt from VAT; VAT is not charged.

7.4. What does the subscription include?

Basic package (2,900 HUF/month / 29,000 HUF/year)

• Unlimited bookings, customers and services
• Automatic reminders and notifications (email, push)
• Embeddable booking widget
• Google Calendar sync
• Online payment (Stripe, Barion, SimplePay)
• Invoicing integration (Billingo, Számlázz.hu)
• SMS reminders (SeeMe)
• Group bookings and passes
• Coupons and birthday campaigns
• Basic newsletter
• Inventory management (basic)
• Two-factor authentication (2FA) and social login
• Email-based customer support
• Continuous software updates
• Staff management not available
• Permission system unavailable
• Equipment rental and room management not available
• API access not available

Pro plan (monthly 4,900 Ft / yearly 49,000 Ft)

Every feature of the Basic package, plus:

• Team member management (up to 5 members)
• Permission system (65+ permissions in 11 categories)
• Equipment rental and room management
• Advanced analytics and statistics
• Automations
• SMS campaigns
• Full newsletter feature
• Data import and export (JSON, CSV)
• API access
• System log (audit log)
• Custom integrations

Both plans include: Video conferencing integrations (Zoom, Google Meet), a customizable booking page, and a booking interface available on your own domain.

7.5. Changing the subscription fee

The Provider shall notify about the fee change at least 30 days notifies Subscribers in advance. The modified fee applies from the next subscription period.

7.6. Referral program

The Provider operates a referral program in which an existing subscriber can recommend a new subscriber by sharing a unique invite link. If the invited user becomes a paying subscriber, both the referrer and the invited party are entitled to a credit equal to one month, which is deducted from the next subscription invoice.

Discounts cannot be combined: if a user is within an introductory or half-price discount period, the referral credit is not lost — it is applied to the first full-price invoice following the end of the discount period. Credit is granted once per referred user; self-referral is not permitted. The Provider reserves the right to modify or withdraw the program's terms without affecting credits already earned.

8. Payment Terms

8.1. Payment Methods

• Online card payment: Via the Stripe payment provider, in compliance with the PCI DSS standard. Accepted card types: Visa, Mastercard, American Express.
• Bank Transfer: By bank transfer to the account number shown on the invoice (11773384-00714466), based on the pro-forma invoice issued by the Provider. The invoice is issued after the fee is received. The subscription is activated once payment has been received.

The Provider does not store the card details entered during card payment — they are handled directly by Stripe.

8.2. Billing

The Provider issues an electronic invoice for every successful payment, in accordance with Act C of 2000.

• A számlák kiállítása a Billingo online számlázó rendszeren keresztül történik;
• A számla automatikusan elküldésre kerül az Előfizető e-mail címére;
• A számlák PDF formátumban kerülnek kiállításra;
• A kiállított számlák a Fiók „Számlák" menüpontjában is megtekinthetők;
• It is the Subscriber's responsibility to keep billing data up to date.

8.3. Automatic renewal

The subscription, at the end of the subscription period, renews automatically, unless the Subscriber has cancelled it.

Renewal reminder

The Service Provider 7 days before renewal sends an email notification that includes the renewal date, fee, and how to cancel.

8.4. Failed payment

If payment fails during automatic renewal (e.g. expired card, insufficient funds, technical error), the following process takes effect:

1. Instant notification: The Provider notifies the Subscriber by email of the failed payment and of the repeated payment attempt.
2. Grace period: The Subscriber 7-day grace period to settle the payment. During the grace period, the Service remains available without restriction.
3. Repeated payment attempts: During the grace period, the Provider automatically attempts to process the payment (usually 3-5 times).
4. Account deactivation: If payment still fails during the grace period, the Account to inactive status occurs. In inactive status, the Service's functions are not available; the Subscriber is only entitled to view and export their data and to settle payment.
5. Data retention: Data of the inactive Account for 60 days are retained. During this period, the Subscriber may settle payment and reactivate their subscription at any time.
6. Data deletion: After the 60-day retention period expires, the Provider is entitled to delete the Account and the data associated with it, taking into account the data retention obligations prescribed by law.

8.5. Vendégfizetések, előlegek és több önálló vállalkozó

8.5.1. A jelen pont hatálya és a felek szerepe

A 8.1–8.4. pontok az Előfizető által az AI Booking Szolgáltató részére fizetett előfizetési díjra vonatkoznak. A jelen 8.5. pont az Előfizető vagy az általa a közös profilhoz rendelt Munkatárs és a Vendég közötti szolgáltatáshoz kapcsolódó fizetéseket, ideértve az előleget, a teljes díjat, a banki átutalást, a visszatérítést és a számlázást szabályozza.

A jelen pont alkalmazásában „Kereskedő" az az Előfizető vagy Munkatárs, akinek a Szolgáltatás beállítása szerint a Vendég fizet, aki a Vendéggel kötött szolgáltatási szerződés alapján a pénz jogosultja, és aki a saját nevében a bizonylat kiállítására köteles. Az AI Booking a Vendég és a Kereskedő közötti fizetést technikailag támogató platform; nem válik a Kereskedő által nyújtott szolgáltatás eladójává vagy teljesítőjévé.

8.5.2. Közös szalonprofil és önálló vállalkozók

Egy közös Előfizetői profilhoz több, egymástól jogilag és adózási szempontból önálló vállalkozó is Munkatársként kapcsolható. A közös profil használata önmagában nem hoz létre közöttük közös vállalkozást, társaságot, munkaviszonyt, közös pénzforgalmi számlát vagy közös adóalanyiságot, és nem egyesíti a vállalkozók fizetési, számlázási vagy adózási kötelezettségeit.

Az Előfizető felel azért, hogy:

• a Munkatárs hozzáadására, meghívására és a megadott vállalkozási, fizetési és számlázási adatok kezelésére megfelelő jogosultsággal rendelkezzen;
• a foglalható szolgáltatást a ténylegesen teljesítő és a fizetésre jogosult vállalkozóhoz rendelje;
• a Vendég a foglalás és a fizetés előtt egyértelmű tájékoztatást kapjon a szolgáltatást nyújtó és a pénzt fogadó Kereskedő személyéről, a fizetés, lemondás és visszatérítés feltételeiről;
• a közös profilban szereplő vállalkozók egymás közötti jogviszonyát, elszámolását és felelősségét a Szolgáltatáson kívül megfelelően rendezzék.

8.5.3. Munkatársanként választható fizetési mód

Az Előfizető a rendelkezésre álló csomag és jogosultságok keretei között Munkatársanként az alábbi fizetési működések egyikét állíthatja be:

• Az Előfizető fizetési fiókja: a Vendég fizetése az Előfizető saját fizetési szolgáltatói fiókjában indul; ebben az esetben az Előfizető a Kereskedő és a fizetés címzettje. Az Előfizető és a Munkatárs közötti későbbi belső elszámolást az AI Booking nem végzi.
• A Munkatárs saját fizetési fiókja: a Vendég fizetése a foglaláshoz rendelt, bejelentkezési jogosultsággal összekapcsolt Munkatárs saját fizetési szolgáltatói fiókjában indul; ebben az esetben a Munkatárs a Kereskedő és a fizetés címzettje.
• Csak helyszíni fizetés: online bankkártyás fizetés, előzetes banki átutalás vagy más előrefizetés nem ajánlható fel; a Kereskedő a helyszíni fizetést saját felelősségére kezeli.

Ha a saját munkatársi fizetési fiókhoz szükséges összekapcsolás, jogosultság, banki adat vagy fizetési szolgáltatói beállítás hiányos, az érintett fizetési mód nem használható. A Szolgáltatás ilyen esetben a fizetést nem irányítja át automatikusan és észrevétlenül az Előfizető vagy más Munkatárs fiókjára.

8.5.4. Online bankkártyás fizetés

Az online bankkártyás fizetés a Kereskedő által választott és az AI Booking által támogatott külső fizetési szolgáltató — jelenleg Stripe, Barion vagy SimplePay — rendszerén keresztül történhet. Egy Kereskedőnek egyszerre egy aktív online fizetési szolgáltató állítható be; a közös profilon belül az egyes Munkatársak eltérő szolgáltatót is használhatnak.

Ha az önálló vállalkozó azt kívánja, hogy a bankkártyás fizetés közvetlenül a saját vállalkozásához tartozzon, saját nevében kell regisztrálnia és szerződnie a választott fizetési szolgáltatóval, el kell végeznie az előírt ügyfél- és vállalkozás-azonosítást, továbbá a saját elszámolási bankszámláját kell megadnia. A fizetési fiók jóváhagyására, a támogatott fizetési módokra és devizákra, a tranzakciós és egyéb díjakra, az elszámolás és kifizetés ütemezésére, valamint a visszatérítésre és visszaterhelésre a választott fizetési szolgáltató mindenkori szerződési feltételei irányadók.

Az AI Booking nem garantálja a Kereskedő fizetési szolgáltatói regisztrációjának elfogadását, és nem felel a külső fizetési szolgáltató elutasításáért, korlátozásáért, díjaiért, elszámolásáért vagy szolgáltatáskieséséért. A Vendég bankkártyaadatait az AI Booking nem tárolja; azokat a választott fizetési szolgáltató kezeli. Az AI Booking a fizetés technikai összekapcsolásához és igazolásához szükséges tranzakciós azonosítókat, állapotokat és kapcsolódó adatokat kezeli az Adatkezelési Tájékoztató szerint.

8.5.5. Banki átutalás

A Kereskedő saját vállalkozói bankszámlaszámot adhat meg. Ha a Vendég banki átutalást választ, a Szolgáltatás a foglaláshoz rendelt Kereskedő bankszámlaszámát jeleníti meg; az átutalás közvetlenül erre a számlára történik. Ehhez Stripe-, Barion- vagy SimplePay-fiók nem szükséges. Bankszámlaszám hiányában az átutalás az érintett Kereskedőnél nem ajánlható fel.

Az AI Booking nem vezet bankszámlát, nem fogadja és nem őrzi az átutalt összeget, továbbá alapértelmezetten nem rendelkezik a Kereskedő bankszámlájához kapcsolódó automatikus banki kivonat- vagy beérkezés-ellenőrzéssel. A Kereskedő vagy az arra jogosult Felhasználó köteles a jóváírást a saját banki nyilvántartásában ellenőrizni, majd a Szolgáltatásban kézzel visszaigazolni. A Kereskedő felel a téves vagy valós jóváírás nélküli visszaigazolás következményeiért.

Banki átutaláshoz — megfelelő beállítás esetén — automatikus díjbekérő, a jóváírás visszaigazolását követően pedig végleges számla készíthető. A banki átutaláshoz a Kereskedő bankja a saját kondíciói szerint díjat számíthat fel.

8.5.6. Számlázás és adózási felelősség

A Vendég részére nyújtott szolgáltatás számlájának vagy más bizonylatának jogszerű kiállításáért, tartalmáért, adózási kezeléséért, megőrzéséért és esetleges helyesbítéséért kizárólag az a Kereskedő felel, aki a szolgáltatást saját nevében nyújtja és a fizetés jogosultja.

Ha több önálló vállalkozó ugyanazt a közös profilt használja, az automatikus számlázáshoz minden Kereskedőnek a saját Billingo- vagy Számlázz.hu-fiókját és a saját számlázási adatait kell beállítania. A fizetés címzettjének és a számla kibocsátójának egyezőségéről, valamint az alanyi adómentesség, áfa, KATA vagy más adózási mód helyes alkalmazásáról a Kereskedő köteles gondoskodni. Az AI Booking technikai integrációt biztosít, de nem nyújt adó-, számviteli vagy jogi tanácsadást.

8.5.7. Díjak és elszámolás

Az AI Booking előfizetési díját és csomagfeltételeit a 7. fejezet és az aktuális ajánlat tartalmazza. Ha az aktuális csomagajánlat vagy egyedi megállapodás kifejezetten eltérően nem rendelkezik, az AI Booking a Kereskedő és a Vendég közötti fizetésből külön platformjutalékot nem von le.

A választott fizetési szolgáltató csatlakozási, tranzakciós, visszatérítési, visszaterhelési, devizaátváltási vagy egyéb díjai, továbbá a számlázó és a bank díjai a Kereskedőt terhelhetik. Ezek nem részei az AI Booking előfizetési díjának, mértéküket és esedékességüket az érintett külső szolgáltató határozza meg.

8.5.8. Több Kereskedőt érintő foglalás

Az AI Booking nem oszt fel automatikusan egyetlen közös bankkártyás terhelést vagy banki átutalást több, egymástól önálló Kereskedő között. Ha egy foglalásban vagy csoportos megrendelésben több külön Kereskedő szolgáltatása szerepel, az egyes Kereskedők díját külön fizetéssel kell rendezni, vagy a feleknek egyetlen Kereskedőt kell jogszerűen kijelölniük a teljes összeg címzettjeként, és az egymás közötti elszámolást a Szolgáltatáson kívül kell rendezniük. Eltérő Kereskedőkhöz tartozó, nem biztonságosan felosztható közös előlegfizetést a Szolgáltatás megtagadhat.

8.5.9. Visszatérítés, visszaterhelés és biztonság

A visszatérítés — ahol a funkció elérhető — az eredeti fizetést fogadó Kereskedő eredeti fizetési fiókján keresztül kezdeményezhető. A Kereskedő felel a visszatérítési döntés jogszerűségéért, a szükséges fedezetért, a Vendég tájékoztatásáért, valamint a fizetési szolgáltatói viták és visszaterhelések kezeléséért. Külső szolgáltatói hiba, korlátozás vagy fedezethiány esetén az AI Booking a visszatérítés teljesülését nem garantálja.

A fizetési és számlázási hozzáférések, API-kulcsok és egyéb titkos hitelesítő adatok bizalmasak. Ezeket a jogosult Kereskedő kizárólag a saját, hitelesített AI Booking-fiókjában rögzítheti; e-mailben vagy más nem biztonságos csatornán nem küldheti meg. A Felhasználó köteles erős egyedi jelszót és lehetőség szerint kétfaktoros hitelesítést használni, a hozzáféréseket rendszeresen felülvizsgálni, továbbá kompromittálódás gyanúja esetén a kulcsokat haladéktalanul visszavonni vagy cserélni.

9. Right of withdrawal and termination

Legal background: Government Decree 45/2014 (II. 26.), Sections 20-29

9.1. Consumer right of withdrawal/termination

The Subscriber qualifying as a consumer within 14 days is entitled to withdraw from or terminate the contract without justification.

9.2. Exercising the right of withdrawal/termination

• Email: info@aibooking.hu
• By mail: Dobó Imre E.V., 4029 Debrecen, Hajnal utca 14. 2/13

Sample withdrawal/termination statement

(fill in only in case of intent to withdraw/cancel)

Addressee: Dobó Imre E.V., 4029 Debrecen, Hajnal utca 14. 2/13,

The undersigned hereby declares to exercise their right of withdrawal/termination regarding the following service:

Service: AI Booking subscription

Date of contract conclusion: ……………………

Consumer's name: ……………………

Consumer's address: ……………………

Signature (on paper): ……………………

Kelt: ……………………

9.3. Legal effects of withdrawal/termination

The Service Provider refunds within 14 days the subscription fee using the original payment method.

9.4. Exclusion of the right of withdrawal/termination

Important: Exclusion of the right of withdrawal/termination

Under Section 29(1)(m) of Government Decree 45/2014 (II.26.), the consumer may not exercise the right of withdrawal/termination under contract for the supply of digital content not delivered on a tangible medium in case of, ha the Provider began performance with the consumer's express, prior consent, and the consumer simultaneously acknowledged that once performance has begun, they lose their right of withdrawal/termination.

When ordering the subscription, the consumer, by checking the relevant checkbox:

1. Kifejezetten kéri, hogy a Szolgáltató a teljesítést (a Szolgáltatás hozzáférhetővé tételét) a 14 napos elállási határidő lejárta előtt kezdje meg;
2. You acknowledge that once performance has begun, you lose your right of withdrawal/termination.

In the absence of the above statements, the Provider will only begin performance (activate the subscription) after the 14-day withdrawal period has expired.

10. Cancellation and Termination

10.1. Ordinary termination by the Subscriber

The Subscriber may, at any time, without justification you may cancel the subscription in the Account settings or via email at info@aibooking.hu.

10.2. Effect and consequences of termination

The key rules of termination

• The termination at the end of the paid subscription period lép hatályba;
• the Service remains available without restriction a fizetett időszak végéig;
• The termination until it takes effect revocable;
• Termination does not affect obligations that arose earlier.

Practical example

If the Subscriber paid for one month on January 15 and cancels on January 25:

• The Service remains available until February 14;
• Február 15-től a Fiók inaktív állapotba kerül;
• Az adatok 60 napig (április 15-ig) megőrzésre kerülnek;
• After the 60-day period expires, the data may be deleted.

10.3. Refund policy

Refund

As a general rule, the subscription fee already paid is not refunded in case of ordinary termination. In exceptional cases (e.g. a serious breach of contract by the Provider), the Provider may decide on a partial or full refund on a case-by-case basis.

10.4. Extraordinary termination by the Provider

The Provider is entitled to the subscription agreement with immediate effect terminate in the following cases:

• Jelen ÁSZF súlyos vagy ismételt megsértése;
• Jogszabályba ütköző tevékenység folytatása vagy annak alapos gyanúja;
• A Szolgáltatás használata más Felhasználók zavarására, károsítására vagy jogaik megsértésére;
• A rendszer biztonságának veszélyeztetése;
• Providing false data that affects the essential terms of the contract.

In case of termination with immediate effect:

• A Szolgáltató értesíti az Előfizetőt a felmondásról és annak okáról;
• A Szolgáltatás hozzáférése azonnal megszűnik;
• If the termination is due to a breach of contract by the Subscriber, the Subscriber is not entitled a hátralévő időszakra vonatkozó díj visszatérítésére;
• If the termination was not due to the Subscriber's breach of contract, the Subscriber is entitled to a refund of the fee for a proportional refund.

10.5. Data processing after termination

Following termination, data is handled as follows:

10.6. Cancellation fee

The service provider is entitled to charge a tiered cancellation fee (forfeit), published in advance on the booking interface, if the customer cancels a booked appointment within the deadline set by the service provider. The amount of the fee depends on the time remaining between the cancellation and the booked appointment (for example, cancellation on the day of the booking may incur up to the full price of the service), and is determined in every case according to the service provider's settings, based on the terms displayed at the time of booking and cancellation.

If the customer registered a bank card at the time of booking, the cancellation fee may be automatically charged to that card upon cancellation. The customer is informed of the fee amount before finalizing the cancellation, and the provider issues an electronic invoice for the fee charged. Cancelling in time, outside the fee windows, is free of charge.

11. Terms of Use

11.1. Permitted use

The Service may only be used for the following intended purposes:

• Időpontfoglalás kezelése és automatizálása;
• Ügyfélnyilvántartás és ügyfélkapcsolat-kezelés;
• Szolgáltatások, árak és elérhetőség kezelése;
• Munkatársak munkaidejének és foglalásainak kezelése;
• Üzleti kommunikáció az ügyfelekkel (visszaigazolások, emlékeztetők);
• Online fizetések fogadása;
• Számlázás és pénzügyi nyilvántartás;
• Creating business reports and statistics.

11.2. Prohibited activities

The User the Service MAY NOT use for the following purposes or activities:

Explicitly prohibited activities

• Activity that violates the law: Engaging in, facilitating, or inciting any activity that violates the law or an official regulation.
• Infringement of third parties' rights: Infringement of others' personal rights, copyrights, trademark rights, trade secret rights or other rights.
• Spam and unsolicited messages: Sending mass, unsolicited promotional messages (spam) or misusing automatic notifications.
• Distribution of malicious code: Uploading, distributing, or introducing viruses, malware, spyware, ransomware, or other malicious code into the system.
• System security breach: Activity aimed at circumventing or testing the system's security (except for ethical security testing authorized in writing by the Provider), including unauthorized access attempts, reverse engineering, and attempts to obtain the source code.
• Data theft: Unauthorized acquisition, collection, storage, or use of other Users' data.
• Szolgáltatásmegtagadás (DoS): Activity aimed at overloading the Service or hindering its operation.
• False or misleading content: Publishing false, deceptive, or misleading content, or impersonating another person or organization.
• Resale: Unauthorized resale, rental, or sublicensing of the Service or any part thereof.
• Protection of children: Activity or content that could endanger or exploit minors.
• Hate Speech: Any activity or content capable of inciting hatred or discrimination based on race, religion, gender, sexual orientation, or any other basis.

11.3. Rules regarding content

The Subscriber alone is responsible for content uploaded to the Service (texts, images, service descriptions, prices, business data). The Subscriber warrants that:

• A feltöltött tartalmak nem sértenek jogszabályt;
• A feltöltött tartalmak nem sértik harmadik személyek jogait (különösen szerzői jogokat, védjegyjogokat, személyiségi jogokat);
• Rendelkezik a szükséges jogokkal és engedélyekkel a tartalmak feltöltéséhez és közzétételéhez;
• The descriptions and prices of the services correspond to reality and are not misleading.

The Provider is entitled — but not obliged — to check uploaded content. The Provider is entitled to remove, without prior notice, any content that:

• Jogszabályba ütközik;
• Harmadik személy jogait sérti;
• Obszcén, sértő, gyűlöletkeltő vagy erőszakra buzdító;
• Megtévesztő vagy valótlan;
• Violates the provisions of these Terms and Conditions.

11.4. Use of API and integrations

When using the API (Application Programming Interface) and third-party integrations, the User is obligated to:

• Betartani az API dokumentációban leírt technikai specifikációkat és szabályokat;
• Tiszteletben tartani a kérések számára vonatkozó korlátozásokat (rate limits);
• Az API kulcsokat és hozzáférési tokeneket biztonságosan kezelni, azokat harmadik személynek nem átadni;
• Az API-t csak a megengedett célokra használni;
• To comply with the terms of use of third-party services (Google, Stripe, etc.).

12. Warranty for Defects

Legal background: Civil Code Sections 6:159-6:167, Government Decree 373/2021 (VI. 30.)

12.1. Warranty rights

The Subscriber may assert a warranty claim in the event of defective performance by the Provider. Performance is considered defective in particular if the Service does not match the description, is not fit for its ordinary purpose, or the reasonably expected updates are not provided.

12.2. Warranty claims

• Correction kérhet;
• If correction is not possible, discount kérhet;
• As a last resort may withdraw from the contract or you may terminate it that.

12.3. Deadline

the claim, counted from the discovery of the defect, within 2 months must be notified. The claim, calculated from the fulfillment, within 2 years becomes statute-barred.

12.4. Notification

Email: info@aibooking.hu · By post: Dobó Imre E.V., 4029 Debrecen, Hajnal utca 14. 2/13. The Provider will reply in writing within 15 days.

13. Liability and Limitations

13.1. Liability of the Provider

The Service Provider is responsible for its operation in accordance with the Terms and Conditions, the secure storage of data, damages caused intentionally or through gross negligence, and any breach of contract causing harm to life, physical integrity, or health.

13.2. Limitation and exclusion of liability

The Provider's liability is limited and excluded to the fullest extent permitted by law in the following cases:

The Provider is NOT liable:

• For the legal relationship between the Subscriber and Guests: Az Előfizető és a Vendégek között létrejövő szerződésekért, azok tartalmáért, teljesítéséért, az Előfizető által nyújtott szolgáltatások minőségéért;
• For content uploaded by the subscriber: Az Előfizető által a rendszerbe feltöltött tartalmak (szövegek, képek, leírások, árak) jogszerűségéért, pontosságáért, valódiságáért;
• For third-party services: A Szolgáltatásba integrált harmadik fél szolgáltatások (Google, Stripe, Billingo, Számlázz.hu, SendGrid, Zoom, stb.) hibáiért, kieséséért, adatkezelési gyakorlatáért;
• For password leaks: A Felhasználó jelszavának kiszivárgásából, jogosulatlan használatából eredő károkért, ha az nem a Szolgáltató hibájából történt;
• For force majeure events: Vis maior eseményekből (természeti katasztrófa, háború, járvány, sztrájk, kormányzati intézkedés, energiaellátási zavar) eredő károkért;
• For the internet connection: A Felhasználó internet-kapcsolatának hibáiból, a Felhasználó eszközeinek hibáiból eredő károkért;
• For indirect damages: Közvetett, következményes vagy járulékos károkért, ideértve különösen az elmaradt hasznot, üzleti lehetőség elvesztését, adatvesztést, jó hírnév sérelmét;
• For Data Loss: Az Előfizető által nem megfelelően archivált vagy biztonsági mentés nélkül tárolt adatok elvesztéséért;
• For service outages: for damages arising from the temporary unavailability of the Service, unless it results from the intentional or grossly negligent conduct of the Provider.

13.3. Limitation of the amount of damages

The Provider's liability for damages arising from breach of contract — except in cases of intentional damage and breach of contract causing harm to life, physical integrity, or health — shall not exceed the amount paid by the Subscriber prior to to the amount of subscription fees actually paid over 12 months is limited to.

13.4. AI Booking as a platform – intermediary capacity

Important clarification

AI Booking is a technology platform, which enables contact and appointment booking between Subscribers (service providers) and Guests (customers). The platform:

• NOT part of it az Előfizető és a Vendég között létrejövő szolgáltatási szerződésnek;
• NOT liable az Előfizető által nyújtott szolgáltatások minőségéért, teljesítéséért;
• NOT an arbiter az Előfizető és Vendég közötti vitákban;
• Does NOT provide any guarantee for the Subscriber's solvency or reliability.

13.5. Indemnification obligation

The Subscriber undertakes to indemnify and hold the Provider harmless from any damage, cost, claim, lawsuit, or fine that:

• Az Előfizető jelen ÁSZF-et sértő magatartásából ered;
• Az Előfizető jogszabálysértő tevékenységéből ered;
• Harmadik személyek jogainak az Előfizető általi megsértéséből ered;
• Originates from content uploaded by the Subscriber.

14. Intellectual Property

14.1. The Provider's intellectual property

The following intellectual works are the exclusive property of the Service Provider and are protected under applicable copyright and industrial property laws:

• Az „AI Booking" név, védjegy és logó;
• A weboldal és az alkalmazás grafikai designja, elrendezése, vizuális megjelenése;
• A szoftver forráskódja és tárgyi kódja;
• Az adatbázis-struktúra és a rendszerarchitektúra;
• A dokumentáció, súgó anyagok, oktatóvideók;
• Any textual, graphic, or other content that was not created by the Users.

14.2. License to Use

With the subscription, the Provider grants the Subscriber a limited, non-exclusive, non-transferable, revocable license to use the Service during the subscription period, solely for the Subscriber's own business activity, under the terms set out in these Terms and Conditions.

The license does not cover:

• A Szolgáltatás továbbértékesítésére, bérbeadására, allicencelésére;
• A forráskód visszafejtésére, módosítására;
• A Szolgáltatáson alapuló származékos művek létrehozására;
• Copying any part of the Service (except to the extent necessary for intended use).

14.3. User content

Content uploaded by the User to the Service (texts, images, data, settings) remains the property of the User. By uploading it, the User grants the Provider a non-exclusive, free, revocable license to store, display, and process the content solely to the extent necessary to operate the Service.

The Provider handles the User's content as follows:

• Nem használja fel reklám vagy marketing célokra a Felhasználó külön hozzájárulása nélkül;
• Nem adja el vagy adja át harmadik személyeknek (kivéve az adatfeldolgozókat a Szolgáltatás működtetéséhez);
• Deleted at the User's request following termination (taking into account statutory retention obligations).

14.4. Reporting a violation

If anyone believes that content published in the Service infringes their intellectual property rights, please notify the Provider at info@aibooking.hu. The notice must include:

• A jogsértéssel érintett mű megjelölését;
• A kifogásolt tartalom pontos helyét a Szolgáltatásban;
• A bejelentő elérhetőségeit;
• A statement that the reporter is authorized to act on behalf of the rights holder.

15. Data Protection

15.1. Privacy Notice

Privacy Policy: app.aibooking.hu/adatkezeles

The Privacy Notice forms an integral part of these Terms and Conditions.

15.2. Principles of data processing

• A Szolgáltató a személyes adatokat a GDPR és az Infotv. rendelkezéseinek megfelelően, jogszerűen, tisztességesen és átláthatóan kezeli;
• Az adatok gyűjtése csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból történik;
• A kezelt adatok köre a cél eléréséhez szükséges mértékre korlátozódik (adattakarékosság);
• The Provider ensures data security through appropriate technical and organizational measures.

15.3. Data Processors

15.4. The Subscriber's data processing responsibility

Regarding the processing of Guests' personal data, the Subscriber as an independent data controller qualifies under Article 4(7) of the GDPR. Between the Subscriber and the Provider, regarding Guests' data no there is no joint controller or processor relationship — the Subscriber processes Guests' data in their own right, for their own purposes, using the Service merely as a tool.

The Subscriber is obligated to:

• Saját, a tevékenységére vonatkozó adatkezelési tájékoztatóval rendelkezni és azt a Vendégek számára elérhetővé tenni;
• A GDPR és az Infotv. rendelkezéseit a Vendégek adatainak kezelése során betartani;
• A Vendégeket megfelelően tájékoztatni az adatkezelésről;
• A Vendégek érintetti jogainak gyakorlását biztosítani;
• To comply with labor law and data protection regulations regarding the handling of Staff data.

16. Complaint handling

Legal background: Act CLV of 1997 (Consumer Protection Act) Sections 17/A-17/D

16.1. Filing a complaint

• Email: info@aibooking.hu (primary recommendation)
• Phone: +36 30 609 5404 (munkanapokon 9:00-17:00)
• By mail: Dobó Imre E.V., 4029 Debrecen, Hajnal utca 14. 2/13

16.2. Complaint investigation and response

The Service Provider investigates complaints as follows:

• Verbal complaint: The Service Provider immediately examines the verbal (telephone) complaint and, if possible, resolves it on the spot. If immediate resolution is not possible, or the complainant disagrees with the handling of the complaint, the Service Provider records minutes and provides a written response.
• Written complaint: The Provider will respond to written complaints (by email or letter) within, counted from receipt, within 30 days will review it in substance and respond in writing.

The response to the complaint includes:

• A panasz rövid leírását;
• A Szolgáltató álláspontját és annak indokolását;
• A panasz orvoslásának módját (ha a panasz megalapozott);
• An explanation of further remedies available (if the complaint is rejected).

16.3. Response times

17. Dispute Resolution

17.1. Amicable settlement

The parties shall primarily attempt to resolve disputes through direct negotiation.

17.2. Arbitration board

Hajdú-Bihar County Conciliation Board

National list of conciliation boards: www.bekeltetes.hu

17.3. The Provider's Duty of Cooperation

The Service Provider, pursuant to Section 29 (11) of Act CLV of 1997 on Consumer Protection, is obliged to cooperate in the conciliation board procedure. This includes:

• A válaszirat megküldését a békéltető testület felhívására;
• Ensuring the participation of a person authorized to reach a settlement at the hearing.

17.4. Online dispute resolution platform

Online dispute resolution platform (ODR):

https://ec.europa.eu/consumers/odr

The Provider's email address required to use the platform: info@aibooking.hu

17.5. Consumer Protection Authority

Consumers may also turn to the consumer protection authority with their complaint:

Hajdú-Bihar County Government Office, Consumer Protection Department

17.6. Legal Enforcement in Court

The parties agree that, should amicable settlement fail, Hungarian courts have jurisdiction over their disputes, and the court competent according to the Provider's registered seat, namely the Debrecen Regional Court stipulate exclusive jurisdiction.

In the event of a dispute arising from a consumer contract, the consumer is also entitled to turn to the court of their place of residence or stay.

18. Amendment of the Terms and Conditions

18.1. Right to Unilateral Amendment

The Provider is entitled to unilaterally amend these Terms of Service, in particular — but not exclusively — in the following cases:

• Jogszabályi változás vagy hatósági előírás esetén;
• Új funkció, szolgáltatás bevezetése esetén;
• Meglévő funkció, szolgáltatás megszüntetése vagy jelentős módosítása esetén;
• Üzleti körülmények, piaci viszonyok lényeges változása esetén;
• Biztonsági okokból;
• To clarify and refine the Terms and Conditions.

18.2. Notification of Amendment

The Service Provider will notify Users of any modification to the Terms and Conditions before the modification takes effect at least 15 days notifies in advance:

• A regisztrált e-mail címre küldött értesítéssel;
• A weboldalon megjelenő közleménnyel;
• Via a notification shown when logging into the Account.

The notice contains the essence of the modification, the previous and new text of the amended provisions (or the full text of the new Terms and Conditions), as well as the effective date.

18.3. Acceptance of Amendments

The amended Terms and Conditions shall be deemed accepted by the User in the following cases:

• If the User continues to use the Service after the amendment enters into force; or
• If the User explicitly accepts the modified Terms and Conditions (e.g. by checking a checkbox).

If the User does not accept the amended Terms and Conditions, they are entitled to terminate their subscription before the amendment takes effect, in accordance with the current Terms and Conditions. In this case, the termination takes effect at the end of the paid subscription period.

19. Miscellaneous Provisions

19.1. Partial Invalidity

Should any provision of these General Terms and Conditions be or become invalid, unlawful, or unenforceable, this shall not affect the validity of the remaining provisions. The invalid provision shall be replaced by the relevant statutory provision, or the parties shall agree on a valid provision that achieves, to the greatest extent possible, the economic purpose of the original provision.

19.2. Waiver of Rights

If the Provider does not exercise, or exercises with delay, any right arising from these Terms and Conditions, this does not constitute a waiver of that right and does not prevent its exercise later.

19.3. Entire Agreement

These Terms and Conditions, the Privacy Notice, and any specific terms provided at the time of subscription order together constitute the entire agreement between the parties regarding the use of the Service, and supersede any prior oral or written agreement, offer, or communication.

19.4. Assignment

The User may not transfer the rights and obligations arising from these Terms and Conditions to a third party without the Service Provider's prior written consent.

The Provider is entitled to transfer its rights and obligations arising from these Terms and Conditions to a third party — after notifying Users — particularly in the event of a business transfer, merger, or change of ownership.

19.5. Notifications

Notices between the parties shall be deemed delivered as follows:

• For email: az elküldéstől számított 24 órán belül, kivéve, ha a küldő fél kézbesítési hibaüzenetet kap;
• In case of postal mail: in the case of registered mail, on the 5th business day after posting; in the case of mail with acknowledgment of receipt, on the day of delivery.

19.6. Force Majeure

Neither party is liable for delayed or defective performance of contractual obligations caused by a force majeure event (war, natural disaster, epidemic, strike, government measure, cybersecurity incident, internet provider failure, etc.).

If the force majeure event persists continuously and performance for a period exceeding 90 calendar days prevents it, either party is entitled to terminate the contract in writing with immediate effect. In this case, neither party is liable for damages incurred by the other party, and the Provider shall proportionally refund the fee for the remaining subscription period.

19.7. Related documents

• Privacy Policy: app.aibooking.hu/adatkezeles
• Cookie notice: Available on the aibooking.hu website. Subscribers can configure cookie handling in their own booking interface, under the Service settings.

19A. Automatic archiving due to inactivity

19A.1. General Provisions

The Provider — under the conditions set out in this clause of the Terms and Conditions — is entitled to automatically archive the Subscriber's account if the Subscriber uses the Service Hasn't used it for 6 months, and does not have an active (paid or trial) subscription.

19A.2. Definition of Inactivity

The Subscriber's account is considered inactive if the following conditions together are met:

• The last successful login was more than 6 months ago (the Service Provider will last_login_at mezőben rögzíti);
• Nincs aktív (active) vagy próbaidőszakos (trialing) előfizetése;
• Nem rendelkezik egyedi mentességgel (subscription_exempt jelölés);
• No new bookings have been created in the account in the last 5 years.

19A.3. Warning emails

Before automatic archiving, the Provider three times, notifies the Subscriber by email:

• First Warning — after the 30th day of inactivity: for informational purposes.
• Second warning — 30 days before the planned archiving: with a notice reminder.
• Third (final) warning — 7 days before the planned archiving: as a final warning.

After the archiving is carried out — also by email — the Provider informs the Subscriber about the account status and the restoration option.

19A.4. Legal consequences of archiving

During automatic archiving, we put the Subscriber's account into the following state:

• A bejelentkezés letiltásra kerül (account_status = suspended);
• Az Előfizető nyilvános foglalási oldala (aldomain) többé nem elérhető;
• Új foglalások felvétele nem lehetséges;
• The Subscriber's personal data and the customers' personal data for anonymization are used (name, email, phone number, address).

19A.5. Retention of data for authorities

During archiving, in accordance with Hungarian tax and accounting regulations, the Provider retains an archived, anonymized, or where necessary pseudonymized version of the account data for 8 (eight) years retains it (pursuant to Section 169 of Act C of 2000 on Accounting and other applicable legislation). After the 8-year retention period expires, archived records are permanently deleted.

19A.6. Restoration (recovery window)

Following archiving within 90 (ninety) calendar days the Subscriber in writing (by email to the info@aibooking.hu at this address) may request the Provider to restore the account. The Provider — provided the archived content is still available — will reactivate the account. After the 90-day restoration period expires, the account can no longer be restored; only the anonymized archive record remains, for the duration of the mandatory retention period.

19A.7. Exemption (exceptions)

Automatic archiving does not affect those Subscribers who:

• Aktív (fizető) vagy próbaidőszakos előfizetéssel rendelkeznek;
• Egyedi mentességet kaptak (subscription_exempt = true);
• Az elmúlt 5 évben legalább egy foglalást rögzítettek a rendszerben;
• Admin szerepkörrel rendelkeznek;
• Those for whom the Provider has individually suspended the inactivity check — at the Subscriber's written request.

19A.8. Legal basis

The legal basis for automatic archiving is GDPR Article 6(1)(f) (legitimate interest — maintaining the operability and upkeep of the Provider's IT system). Details of the data processing are set out in the Privacy Notice.

20. Contact

Contact details