Egy online pszichológiai konzultáció vagy tanácsadás akkor indul jól, ha a kliens pontosan tudja, hova kell kattintania. Mégis sok szakember számára ez a leggyakoribb súrlódási pont: külön elküldeni a videóhívás linkjét, emlékeztetni a klienst, majd remélni, hogy a megfelelő időben a megfelelő helyen lesz. Az AI Booking ezt a lépést automatizálja: minden online alkalomhoz magától létrehozza a Google Meet linket, és beleteszi a visszaigazolásba meg az emlékeztetőbe. Nézzük, hogyan működik, és miért könnyíti meg a videós tanácsadással dolgozók munkáját.
Miért okoz gondot a videóhívás linkje a hagyományos foglalásnál?
Ha papíron vagy egy egyszerű naptárban vezeted az időpontjaidat, a videós alkalom mindig külön kört igényel. Le kell foglalni az időpontot, majd külön létrehozni a Google Meet vagy más videóhívás linkjét, végül elküldeni a kliensnek emailben vagy üzenetben. Ez három különálló lépés, és bármelyik kimaradhat egy zsúfolt napon.
A baj akkor kezdődik, amikor a kliens nem találja a linket. Az alkalom kezdete előtt pár perccel jön az üzenet: „Hova kell belépni?" Ilyenkor kapkodva keresed elő a levelet, újra elküldöd, és máris csúszik a beszélgetés eleje. Egy bizalomra épülő tanácsadásnál ez a kis zűrzavar pont a rossz pillanatban érkezik.
Online szolgáltatóknál a videóhívás technikai része nem mellékes — ez maga a „helyszín". Ha a helyszínre nehéz bejutni, az ugyanolyan kellemetlen, mintha egy személyes rendelő ajtaja zárva lenne. Ezért éri meg ezt a részt teljesen kivenni a kézi munkából.
Hogyan készít automatikus Google Meet linket az AI Booking?
Az AI Booking-ban az alkalmaidnál beállíthatod, hogy egy adott szolgáltatás online vagy személyes formában zajlik. Amikor egy kliens online alkalmat foglal, a rendszer magától létrehozza hozzá a Google Meet linket, és hozzárendeli az adott időponthoz. Neked nem kell külön generálnod, másolnod vagy beilleszteni sehova.
A link automatikusan bekerül a kliensnek küldött visszaigazoló emailbe, és megjelenik az emlékeztetőben is. Így a foglalás pillanatától kezdve mindkét fél kezében ott a belépési pont. A kliensnek elég rákattintania a megfelelő időben, és máris az online szobában van — keresgélés és külön egyeztetés nélkül.
Ez a videós alkalmak teljes körét lefedi: pszichológiai konzultáció, online coaching, párkapcsolati tanácsadás, mentálhigiénés ülés vagy bármilyen szolgáltatás, ami távolról zajlik. A logika ugyanaz: a foglalás létrejön, a link megszületik, a kliens megkapja.
Online és személyes alkalmak egy rendszerben
Sok szakember vegyesen dolgozik: van, akit személyesen fogad a rendelőjében, és van, akivel videóhívásban beszél. Az AI Booking-ban ezt a kétféle alkalmat külön szolgáltatásként kezelheted. A személyes időpontnál a kliens a rendelő címét kapja meg, az online alkalomnál pedig a Google Meet linket.
Ez azért fontos, mert a kétféle alkalomnak más a logisztikája. A személyes ülésnél utazási időt is be kell kalkulálni, az online beszélgetésnél viszont elég pár perc felkészülés. Ha a rendszer már a foglaláskor tudja, melyik típusról van szó, akkor a megfelelő információt küldi ki, és te is tisztán látod a naptáradban, mire készülj.
A kliens szempontjából pedig egyértelmű a helyzet: ha online alkalmat foglalt, nem kell azon gondolkodnia, hova menjen, és ha személyeset, nem keresi feleslegesen a videólinket.
Automatikus emlékeztetők — hogy senki ne felejtse el az alkalmat
A link önmagában még nem elég, ha a kliens elfelejti az időpontot. Ezért az AI Booking automatikus email-visszaigazolást küld a foglalás után, majd emlékeztetőt az alkalom előtt. Az Alap és a Pro csomagban SMS-emlékeztető is bekapcsolható, jellemzően 24 órával és 2 órával az időpont előtt.
A videós alkalmaknál ez különösen sokat ér. A no-show (nem megjelent ügyfelek) aránya online szolgáltatásoknál gyakran magasabb, mert hiányzik a „már elindultam, kár lenne lemondani" lélektani fék. Egy jól időzített emlékeztető, benne a kész belépési linkkel, pont ezt a hiányt pótolja. Erről bővebben írtunk a no-show csökkentéséről szóló cikkünkben.
Ha a kliensnek mégis közbejön valami, egy biztonságos, token-alapú linken keresztül időben le tudja mondani vagy át tudja foglalni az alkalmat. Így a felszabaduló időpontot fel tudod ajánlani másnak, ahelyett hogy üresen állna.
A naptárad mindig naprakész — dupla foglalás nélkül
Aki online és személyes alkalmakat is tart, könnyen belefuthat dupla foglalásba, ha több helyen vezeti az időpontjait. Az AI Booking kétirányú Google Naptár szinkronnal dolgozik: a rendszerben létrejött foglalás megjelenik a Google Naptáradban, a naptárban manuálisan rögzített elfoglaltság pedig kiveszi az adott sávot a foglalható időpontok közül.
Ennek köszönhetően nem fordulhat elő, hogy egy online konzultáció ütközik egy személyes üléssel vagy egy magánprogrammal. A foglalható időpontok mindig a valós szabad sávjaidat mutatják. A szinkron részleteiről külön cikkben is írtunk: így előzheted meg a dupla foglalásokat a Google Naptár szinkronnal.
Bizalmas jegyzetek és GDPR — amit egy tanácsadónak tudnia kell
A pszichológiai és tanácsadói munkában a kliensekről vezetett feljegyzések különösen érzékenyek. Az AI Booking vendég-CRM funkciójában minden klienshez tartozik egy kártya, amin az alkalmak előzményei és a saját jegyzeteid egy helyen vannak. Így nem kell külön füzetben vagy szétszórt fájlokban keresgélned, mielőtt egy visszatérő klienssel leülsz beszélgetni.
A rendszer EU-s szervereken, titkosítva tárolja az adatokat, GDPR-megfelelő módon. Ez nem mellékes szempont: érzékeny, egészséggel összefüggő információkról van szó, ahol az adatkezelés módja szakmai és jogi kérdés is egyben. A jegyzeteidet csak te látod, a kliens a saját foglalási adatait kezeli.
Online előleg és számlázás a videós alkalmakhoz
Ha a videós konzultációidnál szeretnél előleget vagy teljes díjat bekérni már a foglaláskor, az AI Booking ezt is támogatja. Az online fizetés Stripe, Barion és SimplePay rendszereken keresztül működik, így a kliens bankkártyával rendezheti a díjat. Ez nemcsak a bevételt teszi kiszámíthatóbbá, hanem tovább csökkenti a no-show kockázatát is — aki már fizetett, jellemzően megjelenik.
Arról, hogy mikor érdemes előleget kérni és mekkorát, részletesen írtunk az online fizetésről és előlegről szóló cikkünkben. A kiállított számlát pedig a Billingo vagy a Számlázz.hu integrációval automatikusan elkészítheted, így a könyvelés is rendben marad anélkül, hogy minden alkalom után külön gépelnél.
Kinek éri meg leginkább?
A Google Meet automatikus link főleg azoknak segít, akik rendszeresen tartanak online alkalmakat: pszichológusoknak, mentálhigiénés szakembereknek, coachoknak, párkapcsolati és életvezetési tanácsadóknak, dietetikusoknak vagy bármilyen szolgáltatónak, aki videóhívásban dolgozik a klienseivel. Minél több online alkalmad van egy héten, annál több kézi lépést spórolsz meg vele.
Az online alkalmak kezelése az ingyenes csomagban is elérhető, az SMS-emlékeztető pedig az Alap (2 900 Ft/hó) és a Pro (4 900 Ft/hó) csomagban kapcsolható be. Mindegyik csomaghoz jár 14 napos ingyenes próbaidőszak, bankkártya megadása nélkül, így nyugodtan kipróbálhatod, mielőtt döntenél.
Próbáld ki az AI Booking-ot
14 napos ingyenes próbaidőszak bankkártya nélkül. Magyar nyelvű felület, magyar számlázás, magyar ügyfélszolgálat.
Ingyenes próba indítása →
