Unterstützung für Einzel- und Gruppentermine (Gruppenbuchung)
Ziel von AI Booking ist es, dass du mit weniger manueller Abstimmung, einem übersichtlicheren Kalender und automatischer Kommunikation arbeitest.
Branchen-Unterseite
Terminbuchungssystem für Personal Trainer
Verwalte Einzeltrainings, Gruppenkurse, Fitness-Checks, Abos und Erinnerungen an einem Ort. AI Booking bietet Personal Trainern die komplette Infrastruktur: Abo-Modul, Gruppenbuchung (Gruppenbuchung), Online-Anzahlung und eine Gäste-Kartei mit Trainingsverlauf. Die Google-Kalender-Synchronisierung kann auch deine privaten Termine verwalten.
Was bedeutet das in der Praxis?
Der Kalender eines Personal Trainers mischt zwei Arten von Terminen: 1-zu-1-PT (60 Minuten, fester Gast) und Gruppenkurs (45–60 Minuten, mit einer Teilnehmerbegrenzung von 5–12). AI Booking legt für Gruppenleistungen eine maximale Teilnehmerzahl fest und sperrt die Buchung automatisch, sobald sie voll ist. Bei Abo-Gästen (z. B. 10er-PT-Abo) verfolgt die Gästekarte die verbleibenden Einheiten — es kommt nie vor, dass du eine überzählige 11. Stunde aus einem 10er-Abo gibst. Die Probestunde (kostenlose / vergünstigte erste Einheit) kann als separate Leistung hinzugefügt werden, mit einer automatischen Follow-up-E-Mail 24–48 Stunden später, die das regulär bepreiste Abo empfiehlt.
Hauptvorteile
Verwaltung von Abos und Terminen (Abo – Pakete mit 10 Terminen)
Ziel von AI Booking ist es, dass du mit weniger manueller Abstimmung, einem übersichtlicheren Kalender und automatischer Kommunikation arbeitest.
Automatische E-Mail- und SMS-Erinnerungen für Gäste
Ziel von AI Booking ist es, dass du mit weniger manueller Abstimmung, einem übersichtlicheren Kalender und automatischer Kommunikation arbeitest.
Kunden-CRM: Gewichtsverlauf, Ziele, Trainingsplan-Notizen
Ziel von AI Booking ist es, dass du mit weniger manueller Abstimmung, einem übersichtlicheren Kalender und automatischer Kommunikation arbeitest.
Online-Anzahlung mit Stripe – finanzielle Verbindlichkeit
Ziel von AI Booking ist es, dass du mit weniger manueller Abstimmung, einem übersichtlicheren Kalender und automatischer Kommunikation arbeitest.
Branchenherausforderungen und Lösungen
Herausforderung
Eine Gruppenstunde hat 12 Plätze, aber manuell zu erfassen, wer sich angemeldet hat, ist chaotisch — oft kommen 13 Leute.
AI Booking Lösung
Die Teilnehmerbegrenzung der Gruppenstunde ist hart: Bei der 12. Buchung schließt das System den Termin automatisch, die 13. kann nur auf die Warteliste. Bei einer Stornierung erhält der Gast auf der Warteliste eine automatische Benachrichtigung.
Herausforderung
Ein Gast, der eine 10er-Karte kauft, weiß nach dem 9. Termin nicht mehr, wie viele Termine ihm noch bleiben — und ruft deshalb an.
AI Booking Lösung
Nach dem Kauf der Abo-Leistung sieht der Gast eingeloggt seine verbleibenden Termine. Die E-Mail-Bestätigung zeigt bei jeder Buchung die Anzahl der verbleibenden Termine an.
Herausforderung
Nach der Probestunde verschwindet der Gast – Sie fragen nie, ob er ein Abo kaufen möchte.
AI Booking Lösung
Für die Probestunde kann eine automatische Follow-up-E-Mail-Sequenz eingerichtet werden: nach 24 Stunden Dank + Feedback-Anfrage, nach 3 Tagen Kartenangebot mit Rabatt, nach 7 Tagen letzte Erinnerung.
Herausforderung
Der Gast storniert den Termin 1 Stunde vorher — es bleibt keine Zeit für einen Ersatztermin.
AI Booking Lösung
Stornierungsregeln (z. B. Stornierung innerhalb von 24 Stunden verbraucht einen Kartentermin) können festgelegt werden und der Gast sieht sie bei der Buchung. Die finanzielle Konsequenz reduziert Last-Minute-Stornierungen in der Regel deutlich.
Gruppenauslastung
steigt spürbar durch die Kombination aus Warteliste und automatischer Benachrichtigung — stornierte Termine sind innerhalb von Minuten wieder buchbar.
Typische Nutzung
Personal Training, Zustandsbeurteilung, Beratung — separate Leistung
Leistung, Dauer, Preis und Benachrichtigung sind an einem Ort verwaltbar, und der Gast kann über seinen eigenen Buchungslink kommen.
Verwaltung von Gruppenkursen (Gruppenbuchung) — z. B. wöchentlicher TRX-Kurs
Leistung, Dauer, Preis und Benachrichtigung sind an einem Ort verwaltbar, und der Gast kann über seinen eigenen Buchungslink kommen.
Abo-Paket – z. B. ein Personal-Training-Paket mit 10 Terminen
Leistung, Dauer, Preis und Benachrichtigung sind an einem Ort verwaltbar, und der Gast kann über seinen eigenen Buchungslink kommen.
Geräteverleih — z. B. Heimtrainingsgeräte
Leistung, Dauer, Preis und Benachrichtigung sind an einem Ort verwaltbar, und der Gast kann über seinen eigenen Buchungslink kommen.
Bewertungs-Widget — präsentieren Sie Ihre Erfolge auf Ihrem eigenen Instagram
Leistung, Dauer, Preis und Benachrichtigung sind an einem Ort verwaltbar, und der Gast kann über seinen eigenen Buchungslink kommen.
Wie fügt es sich in den branchenspezifischen Arbeitsablauf ein?
Einzel- oder Gruppentraining
In AI Booking gibt es zwei Buchungstypen: einzeln (1 Gast, 1 Termin) und Gruppe (Gruppenbuchung — N Gäste, 1 Termin). Für einen Gruppenkurs kannst du die maximale Teilnehmerzahl festlegen, und das System verwaltet die Plätze automatisch. Ist der Kurs voll, öffnet sich eine Warteliste.
Abos — 10er-Paket
Bei Personal Trainern ist das häufigste Modell die 10er-Karte. Die Karte funktioniert automatisch: Der Gast zahlt einmal, und bei jeder Buchung wird ein Termin abgebucht. Ein Ablaufdatum kann festgelegt werden. Für einkommensstarke Kunden kann es auch eine VIP-Karte mit 20-25 Terminen geben — mit Rabatt.
Gewichtsverlauf und Ziele
Auf der Gästekarte kannst du das Ausgangsgewicht, das Ziel (z. B. -5 kg in 3 Monaten), den aktuellen Stand und das Trainingsprogramm festhalten. So weißt du jedes Mal genau, wo der Gast steht — professionellere Betreuung, bessere Ergebnisse.
Häufig gestellte Fragen
Wie sollte die Teilnehmerzahl bei Gruppenkursen gehandhabt werden?
Für eine Gruppenstunde kannst du eine maximale Teilnehmerzahl festlegen (z. B. 8 Personen). Die Buchungsoberfläche zeigt, wie viele Plätze frei sind. Ist sie voll, öffnet sich eine Warteliste — storniert jemand, erhält der Gast auf der Warteliste automatisch eine Benachrichtigung.
Kann es auch für Heimtraining (extern) genutzt werden?
Ja, Sie können eine Dienstleistung einrichten, die vor Ort beim Kunden stattfindet. Der Gast gibt seine Adresse an, und Sie sehen die Route im Google Calendar. Für Termine vor Ort kann ein separater Preis festgelegt werden.
Wie verwalte ich langfristige Kunden?
Du kannst Gäste mit dem Label VIP oder Extern markieren und über das Kampagnenmodul gezielte E-Mails versenden (z. B. neues Programm, Aktion). In der Gästeverwaltung siehst du den gesamten Verlauf und den aktuellen Status.
Kann ich einen Trainingsplan per E-Mail senden?
Ja, neben den E-Mail-Vorlagen für die Buchungsphasen kannst du auch eine eigene Vorlage erstellen — z. B. mit dem Titel „Wöchentliches Trainingsprogramm" mit angehängtem PDF. Sie kann automatisch in der Follow-up-E-Mail nach der Buchung versendet werden.
Ist Online-Training (per Video) möglich?
Ja, die Google Meet Auto-Link-Funktion generiert automatisch einen Meeting-Link für jede Online-Dienstleistung. Der Gast erhält ihn in der E-Mail-Bestätigung, und zum Termin genügt ein Klick.
Kann ich dem Kunden auch Geräte ausleihen?
Ja, das Ausrüstungsverleih-Modul verwaltet die Geräteausleihe — z. B. TRX-Bänder, Faszienrollen, Widerstandsbänder. Es kann eine separate Kaution verwaltet werden, die bei Rückgabe erstattet wird.
Wie sieht es von innen aus?
Nächster Schritt
Testen Sie AI Booking, richten Sie Ihre Leistungen ein und teilen Sie Ihren Buchungslink dann mit Ihren Kunden.