Obsługa spotkań indywidualnych i grupowych (rezerwacja grupowa)
Celem AI Booking jest umożliwienie działania z mniejszą liczbą ręcznych ustaleń, przejrzystszym kalendarzem i automatyczną komunikacją.
Podstrona branżowa
System rezerwacji dla trenerów personalnych
Zarządzaj indywidualnymi treningami, zajęciami grupowymi, testami sprawności, karnetami i przypomnieniami w jednym miejscu. AI Booking zapewnia trenerom personalnym pełną infrastrukturę: moduł karnetów, rezerwację grupową (rezerwacja grupowa), zaliczkę online oraz kartę gościa z historią treningów. Synchronizacja z Kalendarzem Google może obsłużyć też twoje prywatne terminy.
Co to oznacza w praktyce?
Kalendarz trenera personalnego łączy dwa rodzaje wydarzeń: trening 1-na-1 (60 minut, stały klient) oraz zajęcia grupowe (45–60 minut, z limitem 5–12 osób). AI Booking ustawia maksymalną liczbę osób dla usług grupowych i po jej osiągnięciu automatycznie blokuje rezerwację. Dla klientów z karnetem (np. karnet PT na 10 wejść) karta klienta śledzi pozostałe wejścia — nigdy nie zdarza się, że dajesz zbędną 11. sesję z 10-wejściowego karnetu. Sesja próbna (darmowa / zniżkowa pierwsza wizyta) może zostać dodana jako osobna usługa, z automatycznym e-mailem uzupełniającym 24-48 godzin później, polecającym karnet w regularnej cenie.
Główne korzyści
Ewidencja karnetów i wizyt (karnet — pakiety na 10 wizyt)
Celem AI Booking jest umożliwienie działania z mniejszą liczbą ręcznych ustaleń, przejrzystszym kalendarzem i automatyczną komunikacją.
Automatyczne przypomnienia e-mail + SMS dla gości
Celem AI Booking jest umożliwienie działania z mniejszą liczbą ręcznych ustaleń, przejrzystszym kalendarzem i automatyczną komunikacją.
CRM gości: historia wagi, cele, notatki dotyczące planu treningowego
Celem AI Booking jest umożliwienie działania z mniejszą liczbą ręcznych ustaleń, przejrzystszym kalendarzem i automatyczną komunikacją.
Zaliczka online przez Stripe — zobowiązanie finansowe
Celem AI Booking jest umożliwienie działania z mniejszą liczbą ręcznych ustaleń, przejrzystszym kalendarzem i automatyczną komunikacją.
Wyzwania branżowe i rozwiązania
Wyzwanie
Zajęcia grupowe mają 12 miejsc, ale ręczne śledzenie zapisów jest chaotyczne — często przychodzi 13 osób.
Rozwiązanie AI Booking
Limit liczby uczestników zajęć grupowych jest sztywny: przy 12. rezerwacji system automatycznie zamyka dany termin, a 13. może trafić tylko na listę oczekujących. W przypadku odwołania gość z listy oczekujących otrzymuje automatyczne powiadomienie.
Wyzwanie
Gość, który kupił karnet na 10 wizyt, po 9. nie wie już, ile mu zostało — więc dzwoni, żeby zapytać.
Rozwiązanie AI Booking
Po zakupie usługi abonamentowej gość po zalogowaniu widzi swoje pozostałe wizyty. Potwierdzenie e-mailem przy każdej rezerwacji wskazuje liczbę pozostałych wizyt.
Wyzwanie
Po zajęciach próbnych gość znika — nigdy nie pytasz, czy chce kupić karnet.
Rozwiązanie AI Booking
Dla usługi lekcji próbnej można ustawić automatyczną sekwencję e-maili follow-up: po 24 godzinach podziękowanie + prośba o opinię, po 3 dniach oferta karnetu ze zniżką, po 7 dniach ostatnie przypomnienie.
Wyzwanie
Klient odwołuje wizytę na 1 godzinę przed — nie ma czasu na jej zapełnienie.
Rozwiązanie AI Booking
Zasady odwołania (np. odwołanie w ciągu 24 godzin zużywa wizytę z karnetu) można ustawić, a gość widzi je przy rezerwacji. Konsekwencja finansowa zwykle znacząco zmniejsza liczbę odwołań w ostatniej chwili.
wskaźnik zapełnienia grupy
znacznie rośnie dzięki połączeniu listy oczekujących z automatycznym powiadomieniem — anulowane terminy można ponownie sprzedać w ciągu kilku minut.
Typowe użycie
Trening indywidualny, ocena stanu zdrowia, konsultacja — osobna usługa
Usługa, czas trwania, cena i powiadomienia zarządzane są w jednym miejscu, a gość może przyjść przez swój własny link rezerwacyjny.
Zarządzanie zajęciami grupowymi (rezerwacja grupowa) — np. cotygodniowe zajęcia TRX
Usługa, czas trwania, cena i powiadomienia zarządzane są w jednym miejscu, a gość może przyjść przez swój własny link rezerwacyjny.
Karnet — np. pakiet 10 treningów personalnych
Usługa, czas trwania, cena i powiadomienia zarządzane są w jednym miejscu, a gość może przyjść przez swój własny link rezerwacyjny.
Wypożyczanie sprzętu — np. sprzęt do ćwiczeń w domu
Usługa, czas trwania, cena i powiadomienia zarządzane są w jednym miejscu, a gość może przyjść przez swój własny link rezerwacyjny.
Widget z opiniami — do prezentowania sukcesów na własnym Instagramie
Usługa, czas trwania, cena i powiadomienia zarządzane są w jednym miejscu, a gość może przyjść przez swój własny link rezerwacyjny.
Jak wpisuje się w branżowy przepływ pracy?
Trening indywidualny lub grupowy
W AI Booking istnieją dwa typy rezerwacji: indywidualna (1 gość, 1 termin) i grupowa (rezerwacja grupowa — N gości, 1 termin). Dla zajęć grupowych możesz ustawić maksymalną liczbę uczestników, a system automatycznie zarządza miejscami. Gdy się zapełni, otwiera się lista oczekujących.
Karnety — pakiet na 10 wizyt
U trenerów personalnych najczęstszym modelem jest karnet na 10 wizyt. Karnet działa automatycznie: gość płaci raz, a każda rezerwacja odejmuje jedną wizytę. Można ustawić datę ważności. Klienci o wysokich dochodach mogą otrzymać karnet VIP na 20-25 wizyt — ze zniżką.
Historia wagi i cele
Na karcie gościa możesz zapisać wagę początkową, cel (np. -5 kg w ciągu 3 miesięcy), aktualny stan, program treningowy. Dzięki temu za każdym razem dokładnie wiesz, na jakim etapie jest gość — bardziej profesjonalne prowadzenie, lepsze efekty.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zarządzać liczebnością grup na zajęciach grupowych?
Dla zajęć grupowych możesz ustawić maksymalną liczbę miejsc (np. 8 osób). Interfejs rezerwacji pokazuje, ile miejsc jest wolnych. Jeśli jest pełny, otwiera się lista oczekujących — jeśli ktoś odwoła, gość z listy oczekujących automatycznie otrzymuje powiadomienie.
Czy można go używać też do treningu domowego (zdalnego)?
Tak, możesz ustawić usługę realizowaną w domu klienta. Gość podaje swój adres, a Ty widzisz trasę w Google Calendar. Dla treningu z dojazdem można ustawić osobną cenę.
Jak zarządzać klientami długoterminowymi?
Możesz oznaczyć gości etykietą VIP lub zewnętrzny i za pomocą modułu kampanii wysyłać spersonalizowane e-maile (np. nowy program, promocja). W ewidencji gości widzisz całą historię i aktualny status.
Czy mogę wysłać plan treningowy e-mailem?
Tak, oprócz szablonów e-maili dla poszczególnych etapów rezervacji, możesz stworzyć też własny szablon — np. zatytułowany „Tygodniowy program treningowy" z załączonym PDF. Może być automatycznie wysyłany w e-mailu follow-up po rezerwacji.
Czy można zorganizować trening online (wideo)?
Tak, funkcja automatycznego generowania linku Google Meet tworzy link do spotkania dla każdej usługi online. Gość otrzymuje go w mailu potwierdzającym, a w chwili wizyty wystarczy jedno kliknięcie.
Czy mogę też wypożyczyć klientowi sprzęt?
Tak, moduł wypożyczania sprzętu obsługuje wypożyczanie sprzętu — np. taśmy TRX, wałki do masażu, gumy oporowe. Można zarządzać osobną kaucją, która jest zwracana przy oddaniu sprzętu.
Jak to wygląda od środka?
Następny krok
Wypróbuj AI Booking, skonfiguruj swoje usługi, a następnie udostępnij swój link do rezerwacji klientom.