Funktion
Automatische Erinnerungen, damit weniger Termine verloren gehen
AI Booking ist eine Online-Terminbuchungs-App für Dienstleister — Fotografen, Friseure, Kosmetikerinnen, Ärzte, Trainer. Die Funktion der automatischen Erinnerungen soll die Ausfallquote senken und dir Zeit freigeben, da du nicht einzeln Nachrichten versenden musst. Das System kommt mit 9 E-Mail-Typen je Buchungsphase (Bestätigung, Genehmigung, Ablehnung, Stornierung, Änderung, Löschung, Erinnerung, Follow-up, Buchungsanfrage) auf Ungarisch und Englisch, plus 4 Umbuchungsbenachrichtigungen (separat für Gast und Anbieter), und mit einem WYSIWYG-Editor kannst du Tonalität und Erscheinungsbild deines Unternehmens vollständig anpassen.
Was bedeutet das in der Praxis?
Stell dir einen durchschnittlichen Tag mit AI Booking im Hintergrund vor. Morgens, noch bevor du dein Unternehmen betrittst, ist die erste Buchung bereits erfolgt: Ein wiederkehrender Gast hat um 7:42 Uhr per Handy einen Termin gewählt und automatisch eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Dein Kalender wurde aktualisiert, und du wirfst beim Frühstück nur einen Blick aufs Handy, um zu sehen, was dich an diesem Tag erwartet. Automatische Erinnerungen, damit weniger Termine verloren gehen, wurden genau dafür gebaut, um dir diese Ruhe zu geben: 9 E-Mail-Typen je Buchungsphase + 4 Umbuchungsbenachrichtigungen — auf Ungarisch und Englisch, WYSIWYG-Editor — anpassbarer Text, Bild, Button, sowie frei einstellbarer Erinnerungszeitpunkt (24 Stunden, 2 Stunden usw.) — all das, ohne dass du den ganzen Tag am Telefon hängen musst.
Während der Arbeit stören dich Gäste nicht mit dringenden Anrufen, denn deine Online-Buchungsseite ist rund um die Uhr verfügbar. Am Nachmittag, wenn du zurückkehrst, überprüfst du in wenigen Minuten die eingegangenen Buchungen, Stornierungen und Zahlungen — und wichtig: alles ist organisiert, durchsuchbar, exportierbar. Die Gästekartei merkt sich, was jemand beim letzten Mal mochte, sodass du bei der nächsten Buchung genau weißt, was du vorbereiten musst. Anhand der Wochenstatistik siehst du die Trends: Wächst der Umsatz, wie viele neue Gäste kamen hinzu, welche Dienstleistung ist am gefragtesten.
Abends, wenn du die Werkstatt oder den Salon schließt, musst du kein Papierbuch mehr führen oder E-Mails nachschicken. AI Booking versendet automatisch die morgigen Erinnerungen (und im Basic-/Pro-Paket die SMS), aktualisiert den Google Kalender und bereitet die Monatsstatistik vor. Deine Arbeit bleibt der fachliche Teil — die Buchungsverwaltung übernimmt das System.
Hauptvorteile
WYSIWYG-Editor — anpassbarer Text, Bild, Button
Der Erinnerungszeitpunkt ist frei einstellbar (24 Stunden, 2 Stunden usw.)
Ruhezeiten — wir stören den Gast nachts nicht
SMS-Erinnerungen sind auch im Basic- und Pro-Paket verfügbar
So verwenden Sie es in 3 Schritten
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Registrierung und Grundeinstellungen
Der erste Schritt ist die Registrierung, mit der du deine 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte startest — es genügt eine E-Mail-Adresse oder die Anmeldung mit einem Google-Konto. Der Onboarding-Assistent führt dich durch die Grunddaten deines Kontos (Unternehmensname, Kontakt, Buchungs-URL), danach richtest du deine Dienstleistungen ein: Name, Dauer, Preis, Beschreibung. Aktivierbar: 9 E-Mail-Typen je Buchungsphase + 4 Umbuchungsbenachrichtigungen — auf Ungarisch und Englisch. Damit ist deine Buchungsseite bereits verfügbar, und deine Gäste können sofort darauf buchen — mit einer durchschnittlichen Einrichtungszeit von 15-30 Minuten.
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Arbeitszeiten, Kalender und Benachrichtigungen
Im zweiten Schritt legst du deine Arbeitszeiten fest (wöchentlich, täglich, Ausnahmen, Urlaub) und verbindest dein Google-Calendar-Konto, damit auch deine privaten Termine Buchungszeiten blockieren. Du legst fest, welche E-Mail-Vorlagen aktiv sind (Bestätigung, Erinnerung, Follow-up) und wann sie verschickt werden (z. B. 24 Stunden vorher). In den Tarifen Basic und Pro kannst du auch SMS-Erinnerungen hinzufügen. Aktivierbar: WYSIWYG-Editor — anpassbarer Text, Bilder, Buttons. So erhalten deine Gäste eine automatische, individuell gestaltete Bestätigung.
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Link teilen und tägliche Nutzung
Der dritte Schritt ist das Teilen deines Buchungslinks: Instagram-Bio, Facebook-Post, QR-Code auf der Visitenkarte, ein einbettbares Buchungsformular auf deiner Website oder ein WordPress-Shortcode. Von da an arbeitet das System automatisch: Der Erinnerungszeitpunkt ist frei einstellbar (24 Stunden, 2 Stunden usw.). Du schaust morgens nur kurz auf dein mobiles Admin-Dashboard (installierbar aus dem mobilen Browser), siehst die Buchungen des Tages, bestätigst sie, und am Monatsende exportierst du die Rechnungen an Billingo oder Számlázz.hu. Das Statistikmodul zeigt dir, wie sich dein Unternehmen entwickelt.
bis zu 4×
weniger No-Shows (nicht erschienene Kunden) durch automatische Erinnerungen — ein typisches Ergebnis unserer Anbieter nach gemeinsamer Aktivierung von E-Mail- und SMS-Erinnerungen. Die genaue Wirkung hängt von Branche und Kundenkreis ab.
Wie fügt es sich in die anderen Funktionen ein?
Warum ist eine rechtzeitige Erinnerung wichtig?
Viele No-Shows entstehen nicht aus böser Absicht: Der Kunde vergisst den Termin einfach. Eine rechtzeitig gesendete E-Mail- oder SMS-Erinnerung reduziert dieses Risiko erheblich, und falls der Gast doch nicht kommen kann, kann er rechtzeitig über den Token-Link absagen — sodass ein neuer Buchender den Platz erhalten kann.
Für welche Ereignisse können Sie Benachrichtigungen senden?
Buchungsanfrage, Buchungsbestätigung, Änderung, Stornierung, Erinnerung, Follow-up (Bewertungsanfrage), erfolgreiche und fehlgeschlagene Zahlung, Rechnung, Wartelisten-Benachrichtigung, Geburtstagsgruß, Marketingkampagne — für jedes wichtige Ereignis gibt es eine fertige Vorlage.
Vorlagen-Editor und Personalisierung
Im WYSIWYG-Editor kannst du den Text ändern, Variablen einfügen (Gastname, Leistung, Termin, Ort) und dein eigenes Logo und deine Farbe hochladen. Jede Vorlage kann einzeln ein- oder ausgeschaltet werden, sodass du nur die versendest, die zu deinem Unternehmen passen.
SMS-Erinnerungen mit ungarischen Anbietern
Im Basic- und Pro-Paket kann auch eine SMS-Erinnerung über einen zuverlässigen ungarischen SMS-Anbieter aktiviert werden. Im Basic-Paket sind 10, im Pro-Paket 20 kostenlose SMS pro Monat enthalten (standardmäßig deaktiviert); nicht genutztes Kontingent wird nicht in den nächsten Monat übertragen. Darüber hinaus kann SMS-Guthaben paketweise gekauft werden. Die SMS-Erinnerung ist besonders wirksam bei einer älteren Kundschaft.
Ruhige Stunden und Gästepräferenzen
Du kannst ruhige Stunden festlegen (z. B. 22:00-08:00 Uhr), in denen das System keine E-Mail oder SMS versendet. Auch der Gast kann Präferenzen einstellen: nur E-Mail, nur SMS oder beides. Marketing-Einwilligungen werden DSGVO-konform behandelt (separates Opt-in für Transaktions- und Marketing-E-Mails).
Häufig gestellte Fragen
Erhält der Kunde ebenfalls eine Bestätigung?
Ja, die automatische E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit der Buchung kann auch gegenüber dem Kunden genutzt werden: Buchungsbestätigung, Erinnerung vor dem Besuch, Stornierungsbestätigung, Änderungsbestätigung.
Sind die Vorlagen anpassbar?
Ja, in den kostenpflichtigen Paketen kannst du alle E-Mail-Vorlagen mit einem WYSIWYG-Editor anpassen. Du kannst ein Logo einfügen, den Text, die Farbe, die Schaltflächenbeschriftungen ändern und auch Variablen verwenden (z. B. Gästename).
Kann ich SMS-Erinnerungen senden?
Ja, die SMS-Erinnerung ist im Basic-Paket (2.900 Ft/Monat) und im Pro-Paket (4.900 Ft/Monat) über einen zuverlässigen ungarischen SMS-Anbieter verfügbar. Im Basic-Paket sind 10, im Pro-Paket 20 kostenlose SMS pro Monat enthalten; nicht genutztes Kontingent wird nicht übertragen. Darüber hinaus kann SMS-Guthaben paketweise gekauft werden.
Was soll ich tun, wenn der Kunde nicht erscheint?
Neben Erinnerungen kannst du eine Anzahlung aktivieren (Stripe, Barion oder SimplePay), sodass der Gast bei der Buchung eine finanzielle Verpflichtung eingeht. No-Show-Statistiken zeigen, welche Gäste wiederholt nicht erschienen sind, und die KI-No-Show-Vorhersage hilft ebenfalls, riskante Buchungen herauszufiltern.
Wann sendet das System die Erinnerung?
Frei einstellbar: Erinnerungen lassen sich 24 Stunden, 2 Stunden oder 30 Minuten vorher senden — auch zu mehreren Zeitpunkten. In stillen Stunden (z. B. nachts) überspringt das System den Versand und sendet zum nächsten erlaubten Zeitpunkt.
Welche DSGVO-Regeln gelten für E-Mails?
Transaktions-E-Mails (Buchungsbestätigung, Erinnerung) können auf Grundlage berechtigten Interesses versendet werden, für Marketing-E-Mails ist ein separates Opt-in erforderlich. AI Booking protokolliert jede Einwilligung (marketing_consent_events), und das Abmelden ist jederzeit mit einem Klick möglich.
Kann ich automatische Follow-up-E-Mails senden?
Ja, die Follow-up-E-Mail nach der Buchung kann automatisch eine Bewertung vom Gast anfordern, die dann in die öffentlichen Bewertungen aufgenommen wird, und später können über eine Drip-Serie weitere Nachrichten gesendet werden.
Wie sieht es von innen aus?
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Starte die 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte, richte deine Leistungen ein und teile deinen Buchungslink — die erste Online-Buchung kann schon heute eingehen.