Gäste-Kundenkarte: Name, Kontakt, Notizen, Dokumente
Ziel von AI Booking ist es, dass Buchung, Kommunikation und Verwaltung mit weniger manuellem Aufwand funktionieren.
Funktion
Kunden-CRM, das sich an jede Behandlung jedes Kunden erinnert
AI Booking ist nicht nur ein Buchungssystem, sondern auch eine vollständige Gästeverwaltung. Jeder Gast hat eine eigene Kundenkarte, eine eigene Buchungshistorie, Admin-Notizen, Dokumente und optional einen eigenen Login (eigenes Gästekonto — eigenes Passwort, Dashboard, Buchungshistorie). DSGVO-konform verwaltet: Cookie-Einwilligungsprotokoll, Marketing-Opt-in-Tracking, Datenexport, Kontolöschung. Auch eine schwarze Liste für Gäste wird unterstützt, um wiederholte No-Shows zu handhaben.
Was bedeutet das in der Praxis?
Stell dir einen durchschnittlichen Tag mit AI Booking im Hintergrund vor. Morgens, noch bevor du dein Unternehmen betrittst, ist die erste Buchung bereits erfolgt: Ein wiederkehrender Gast hat um 7:42 Uhr per Handy einen Termin gewählt und automatisch eine Bestätigungs-E-Mail erhalten. Dein Kalender wurde aktualisiert, und du wirfst beim Frühstück nur einen Blick aufs Handy, um zu sehen, was dich an diesem Tag erwartet. Das Gäste-CRM, das sich an jede Behandlung jedes Gastes erinnert, wurde genau dafür gebaut, um dir diese Ruhe zu geben: eine Gästekarte: Name, Kontakt, Notizen, Dokumente, vollständige Buchungshistorie — wann, was, wie viel — sowie ein eigenes Gast-Dashboard — eigene Buchungen, Zahlungen, Bewertungen — all das, ohne dass du den ganzen Tag am Telefon hängen musst.
Während der Arbeit stören dich Gäste nicht mit dringenden Anrufen, denn deine Online-Buchungsseite ist rund um die Uhr verfügbar. Am Nachmittag, wenn du zurückkehrst, überprüfst du in wenigen Minuten die eingegangenen Buchungen, Stornierungen und Zahlungen — und wichtig: alles ist organisiert, durchsuchbar, exportierbar. Die Gästekartei merkt sich, was jemand beim letzten Mal mochte, sodass du bei der nächsten Buchung genau weißt, was du vorbereiten musst. Anhand der Wochenstatistik siehst du die Trends: Wächst der Umsatz, wie viele neue Gäste kamen hinzu, welche Dienstleistung ist am gefragtesten.
Abends, wenn du die Werkstatt oder den Salon schließt, musst du kein Papierbuch mehr führen oder E-Mails nachschicken. AI Booking versendet automatisch die morgigen Erinnerungen (und im Basic-/Pro-Paket die SMS), aktualisiert den Google Kalender und bereitet die Monatsstatistik vor. Deine Arbeit bleibt der fachliche Teil — die Buchungsverwaltung übernimmt das System.
Hauptvorteile
Vollständige Buchungshistorie — wann, was, wie viel
Ziel von AI Booking ist es, dass Buchung, Kommunikation und Verwaltung mit weniger manuellem Aufwand funktionieren.
Eigenes Gast-Dashboard — eigene Buchungen, Zahlungen, Bewertungen
Ziel von AI Booking ist es, dass Buchung, Kommunikation und Verwaltung mit weniger manuellem Aufwand funktionieren.
Admin-Notizen – private Vermerke zum Gast
Ziel von AI Booking ist es, dass Buchung, Kommunikation und Verwaltung mit weniger manuellem Aufwand funktionieren.
DSGVO-konforme Datenverarbeitung — Export, Kontolöschung, Opt-in-Tracking
Ziel von AI Booking ist es, dass Buchung, Kommunikation und Verwaltung mit weniger manuellem Aufwand funktionieren.
So verwenden Sie es in 3 Schritten
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Registrierung und Grundeinstellungen
Der erste Schritt ist die Registrierung für die 14-tägige Testphase ohne Kreditkarte — eine E-Mail-Adresse oder ein Google-Login genügt. Der Onboarding-Assistent führt dich durch die Grunddaten deines Kontos (Firmenname, Kontakt, Buchungs-URL), danach richtest du deine Leistungen ein: Name, Dauer, Preis, Beschreibung. Aktivierbar: Gäste-Kundenkarte: Name, Kontakt, Notizen, Dokumente. So ist deine Buchungsseite bereits erreichbar, und deine Gäste können sofort buchen — mit durchschnittlich 15-30 Minuten Einrichtungszeit.
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Arbeitszeiten, Kalender und Benachrichtigungen
Im zweiten Schritt legst du deine Arbeitszeiten fest (wöchentlich, täglich, Ausnahmen, Urlaub) und verbindest dein Google-Calendar-Konto, damit auch deine privaten Termine Buchungszeiten blockieren. Du legst fest, welche E-Mail-Vorlagen aktiv sind (Bestätigung, Erinnerung, Follow-up) und wann sie verschickt werden (z. B. 24 Stunden vorher). In den Tarifen Basic und Pro kannst du auch SMS-Erinnerungen hinzufügen. Aktivierbar: Vollständige Buchungshistorie — wann, was, wie viel. So erhalten deine Gäste eine automatische, individuell gestaltete Bestätigung.
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Link teilen und tägliche Nutzung
Der dritte Schritt ist das Teilen deines Buchungslinks: Instagram-Bio, Facebook-Post, QR-Code auf der Visitenkarte, ein einbettbares Buchungsformular auf deiner Website oder ein WordPress-Shortcode. Von da an arbeitet das System automatisch: Ein eigenes Gäste-Dashboard — eigene Buchungen, Zahlungen, Bewertungen. Du schaust morgens nur kurz auf dein mobiles Admin-Dashboard (installierbar aus dem mobilen Browser), siehst die Buchungen des Tages, bestätigst sie, und am Monatsende exportierst du die Rechnungen an Billingo oder Számlázz.hu. Das Statistikmodul zeigt dir, wie sich dein Unternehmen entwickelt.
+30-40%
mehr wiederkehrende Gäste nach den ersten 3 Monaten — die kombinierte Wirkung von Buchungsautomatisierung, Erinnerungen und Gäste-Verwaltung. Ein typisches Ergebnis für Anbieter; die genaue Zahl hängt von Branche und Aktivität ab.
Wie fügt es sich in die anderen Funktionen ein?
Was sieht der Admin auf der Gästekarte?
Auf einer Gästekarte: Grunddaten (Name, E-Mail, Telefon), alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge, Gutscheine, Abos, Anzahlungen und Vollzahlungen, Admin-Notizen (privat, nur für dich sichtbar), hochgeladene Dokumente (z. B. Gesundheitserklärung, Einverständnis), Marketing-Opt-in-Status, No-Show-Statistik, Risikowert (KI-Prognose).
Eigenes Dashboard für Gäste
Der optionale Gast-Login bietet dem Gast ein eigenes Mini-CRM: eigene Buchungen chronologisch, Stornierung/Änderung, Zahlungsverlauf, Bewertungen, Wartelistenstatus, Abo-Guthaben. Passwort-Reset und E-Mail-Verifizierung für den Gast werden ebenfalls unterstützt. Nützlich bei Stammgästen, die ihre Buchungen gerne selbst verwalten.
Admin-Notizen und Dokumente
Die Gästenotiz-Funktion ermöglicht das Festhalten privater Bemerkungen zu einem Gast — z. B. 'allergisch auf Parabene', 'kommt immer 10 Minuten zu spät', 'meidet laute Musik'. In die Gästedokumente kannst du Gesundheitserklärungen, Einverständniserklärungen oder beliebige Unterlagen hochladen. Diese sind nur im Admin-Bereich sichtbar — der Gast hat keinen Zugriff darauf.
Gäste-Blacklist
Wenn ein Gast wiederholt ohne Absage nicht erscheint oder aus anderen Gründen unerwünscht ist, kannst du ihn manuell oder anhand einer automatischen Regel auf die Blacklist setzen. Ein Gast auf der Blacklist kann mit seiner eigenen E-Mail-Adresse keine neue Buchung anfragen — oder nur gegen Anzahlung. Das schützt deinen Kalender und deine Arbeitszeit.
DSGVO — Datenexport, Kontolöschung
Der Gast kann jederzeit einen Datenexport (JSON-Format, alle über ihn gespeicherten Daten) oder die Löschung des Kontos anfordern. DSGVO-Einwilligungen (legal_document_acceptances) und Änderungen des Marketing-Opt-ins (marketing_consent_events) werden automatisch protokolliert — auditbereit.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es die Gästeverwaltung nur im Pro-Tarif?
Nein, die Gästeverwaltung ist in jedem Paket verfügbar — auch im kostenlosen Paket. Nur der Gästezähler (max. 30 Buchungen/Monat im kostenlosen Paket) ist begrenzt. Gästedaten, Buchungshistorie und Notizen können überall verwaltet werden.
Sieht der Gast die Notizen?
Nein, Admin-Notizen sind privat — nur du (oder deine Mitarbeiter, wenn du Zugriff gewährst) siehst sie. Der Kunde sieht im Dashboard nur seine eigene Buchungshistorie.
Kann ich Kunden aus einem anderen System importieren?
Ja, du kannst eine bestehende Kundenliste per CSV-Import hochladen. Im Pro-Plan ist auch eine API verfügbar, sodass eine automatisierte Migration aus einem anderen System möglich ist.
Kann ich Gästekategorien (Tags) verwenden?
Ja, im Admin-Bereich können Sie Gästen Tags zuweisen (z. B. VIP, Stammkunde, neu) und danach filtern. Nützlich für gezielte E-Mail-Kampagnen oder Preisstrategien.
Kann ich E-Mail-Kampagnen an Gäste senden?
Ja, das Kampagnenmodul ermöglicht gezielte E-Mail-Versendungen an deine Gästeliste (unter Beachtung des DSGVO-Opt-ins). Drip-Sequenzen, Geburtstagskampagnen und Gutscheinversand werden ebenfalls unterstützt. Auch SMS-Kampagnen können gestartet werden.
Wie sollte eine DSGVO-Datenanfrage bearbeitet werden?
Wenn ein Gast seine Daten anfordert (right to access), können sie mit einem Klick im JSON-Format exportiert werden — mit allen über ihn gespeicherten Daten. Fordert er die Löschung des Kontos an (right to be forgotten), kann dies ebenfalls mit einem Klick erfolgen — dabei ist jedoch die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen (8 Jahre) zu beachten.
Wie viele Gäste kann ich in einem Konto verwalten?
Die Anzahl der Gäste ist in jedem Paket unbegrenzt. Nur die monatliche Buchungszahl ist im Kostenlos-Paket begrenzt (30 Buchungen/Monat). Im Basis- und Pro-Paket sind Buchungen und Gäste unbegrenzt.
Wie sieht es von innen aus?
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