Fișa clientului: nume, contact, notițe, documente
Scopul AI Booking este ca rezervarea, comunicarea și administrarea să funcționeze cu mai puțină muncă manuală.
Funcție
CRM pentru clienți care ține minte fiecare tratament al fiecărui client
AI Booking nu este doar un sistem de rezervări, ci și o evidență completă a oaspeților. Fiecare oaspete are propria fișă de client, propriul istoric de rezervări, notițe administrative, documente și, opțional, propriul login (cont propriu al oaspetelui — parolă proprie, dashboard, istoric de rezervări). Gestionat conform GDPR: jurnal de consimțământ pentru cookie-uri, urmărire opt-in de marketing, export de date, ștergerea contului. Este acceptată și o listă neagră a oaspeților pentru gestionarea neprezentărilor repetate.
Ce înseamnă asta în practică?
Imaginează-ți o zi obișnuită cu AI Booking lucrând în fundal. Dimineața, înainte să intri măcar în afacerea ta, prima rezervare s-a făcut deja: un client fidel a ales o oră la 7:42 de pe mobil și a primit automat un email de confirmare. Calendarul tău s-a actualizat, iar tu doar arunci o privire pe telefon în timp ce iei micul dejun și vezi ce te așteaptă în ziua respectivă. CRM-ul de clienți, care ține minte fiecare tratament al fiecărui client, a fost creat exact pentru a-ți oferi această liniște: fișa clientului: nume, contact, notițe, documente, istoricul complet al rezervărilor — când, ce, cât — și un dashboard propriu al clientului — propriile rezervări, plăți, recenzii — toate acestea fără să fii nevoit să stai lângă telefon toată ziua.
În timp ce lucrezi, oaspeții nu te deranjează cu apeluri urgente, pentru că pagina ta de rezervare online este disponibilă non-stop. După-amiaza, când revii, treci în câteva minute în revistă rezervările primite, anulările, plățile — și, important, totul este organizat, căutabil, exportabil. Registrul de clienți reține ce a plăcut fiecăruia data trecută, așa că la următoarea rezervare știi deja exact ce să pregătești. Din statisticile săptămânale vezi tendințele: crește veniturile, câți oaspeți noi au sosit, care serviciu este cel mai căutat.
Seara, când închizi atelierul sau salonul, nu mai trebuie să ții o agendă pe hârtie sau să trimiți emailuri ulterioare. AI Booking trimite automat mementourile de mâine (și, în pachetul de Bază/Pro, SMS-urile), actualizează Google Calendar și pregătește statistica lunară. Munca ta rămâne partea profesională — administrarea rezervărilor este preluată de sistem.
Beneficii principale
Istoric complet al rezervărilor — când, ce, cât
Scopul AI Booking este ca rezervarea, comunicarea și administrarea să funcționeze cu mai puțină muncă manuală.
Panou propriu pentru oaspete — propriile rezervări, plăți, recenzii
Scopul AI Booking este ca rezervarea, comunicarea și administrarea să funcționeze cu mai puțină muncă manuală.
Note administrative — observații private despre client
Scopul AI Booking este ca rezervarea, comunicarea și administrarea să funcționeze cu mai puțină muncă manuală.
Prelucrare a datelor conformă GDPR — export, ștergerea contului, tracking opt-in
Scopul AI Booking este ca rezervarea, comunicarea și administrarea să funcționeze cu mai puțină muncă manuală.
Cum să îl folosești în 3 pași?
- 1
Înregistrare și setări de bază
Primul pas este înregistrarea care pornește perioada de probă de 14 zile fără card bancar — este suficientă o adresă de email sau autentificarea cu Google. Asistentul de configurare te ghidează prin datele de bază ale contului (numele afacerii, contact, URL de rezervare), apoi îți configurezi serviciile: nume, durată, preț, descriere. Se poate activa: Fișă client oaspete: nume, contact, notițe, documente. Astfel, pagina ta de rezervări este deja activă, iar oaspeții pot rezerva imediat — cu un timp mediu de configurare de 15-30 de minute.
- 2
Program de lucru, calendar și notificări
La al doilea pas, îți setezi programul de lucru (săptămânal, zilnic, excepții, concedii) și îți conectezi contul Google Calendar, astfel încât evenimentele tale private să blocheze și sloturile de rezervare. Stabilești ce șabloane de email sunt active (confirmare, memento, follow-up) și când se trimit (de ex. cu 24 de ore înainte). În planurile Basic și Pro poți adăuga și memento-uri SMS. Poate fi activat: Istoric complet al rezervărilor — când, ce, cât. Astfel oaspeții tăi primesc o confirmare automată, cu aspectul brandului tău.
- 3
Partajarea linkului și utilizarea zilnică
Al treilea pas este distribuirea linkului tău de rezervare: bio Instagram, postare Facebook, cod QR pe cartea de vizită, un formular de rezervare încorporabil pe site-ul tău sau un shortcode WordPress. De aici încolo, sistemul lucrează automat: Dashboard propriu pentru oaspete — rezervările, plățile, recenziile lor. Tu doar arunci o privire dimineața pe dashboard-ul tău mobil de administrare (instalabil din browserul mobil), vezi rezervările zilei, le confirmi, iar la finalul lunii exporți facturile către Billingo sau Számlázz.hu. Modulul de statistici arată cum evoluează afacerea ta.
+30-40%
mai mulți clienți fideli după primele 3 luni — efectul combinat al automatizării rezervărilor, memento-urilor și evidenței clienților. Un rezultat tipic pentru prestatori; cifra exactă depinde de industrie și activitate.
Cum se integrează cu celelalte funcții?
Ce vede administratorul pe fișa clientului?
Pe o fișă de client: date de bază (nume, email, telefon), toate rezervările în ordine cronologică, cupoane, abonamente, plăți în avans și integrale, note admin (private, vizibile doar pentru tine), documente încărcate (de ex. declarație de sănătate, acord), statut opt-in marketing, statistici no-show, scor de risc (predicție AI).
Panou propriu pentru client
Autentificarea opțională pentru client oferă acestuia propriul mini-CRM: propriile rezervări în ordine cronologică, anulare/modificare, istoricul plăților, recenzii, statutul listei de așteptare, soldul abonamentului. Sunt suportate și resetarea parolei clientului și verificarea prin email. Util pentru clienții fideli care preferă să-și gestioneze singuri rezervările.
Note și documente de administrator
Funcția de notă despre client permite înregistrarea unor observații private despre un client — de ex. 'alergic la produse cu parabeni', 'întotdeauna întârzie 10 minute', 'evită muzica tare'. În documentele clientului poți încărca declarații de sănătate, acorduri de consimțământ sau orice alt document. Acestea sunt vizibile doar în admin — clientul nu are acces la ele.
Listă neagră clienți
Dacă un client nu se prezintă în mod repetat fără anulare, sau este nedorit din alt motiv, îl poți pune pe lista neagră manual sau pe baza unei reguli automate. Un client aflat pe lista neagră nu poate solicita o nouă rezervare cu propria adresă de email — sau doar cu avans. Astfel îți protejezi calendarul și timpul de lucru.
GDPR — export de date, ștergere cont
Clientul poate solicita oricând un export de date (format JSON, toate datele stocate despre el) sau ștergerea contului. Consimțămintele GDPR (legal_document_acceptances) și modificările opt-in de marketing (marketing_consent_events) sunt înregistrate automat — gata pentru audit.
Întrebări frecvente
Registrul de clienți este disponibil doar în planul Pro?
Nu, evidența clienților este disponibilă în toate pachetele — inclusiv în pachetul gratuit. Doar contorul de clienți (max. 30 de rezervări/lună în pachetul gratuit) este limitat. Datele clienților, istoricul rezervărilor și notițele pot fi gestionate peste tot.
Vede oaspetele notițele?
Nu, notițele administrative sunt private — doar tu (sau angajații tăi, dacă le acorzi acces) le poți vedea. Clientul vede pe dashboard doar propriul istoric de rezervări.
Pot importa clienți dintr-un alt sistem?
Da, poți încărca o listă de clienți existentă prin import CSV. În planul Pro este disponibil și un API, astfel poate fi realizată și o migrare automată dintr-un alt sistem.
Pot folosi categorii de clienți (etichete)?
Da, în panoul de administrare poți adăuga etichete (tag-uri) clienților (de ex. VIP, client fidel, nou) și poți filtra după ele. Util pentru campanii de email direcționate sau pentru strategia de prețuri.
Pot trimite campanii de e-mail către clienți?
Da, modulul de campanii permite trimiterea de emailuri țintite către lista de clienți (respectând opt-in-ul GDPR). Sunt suportate secvențe drip, campanii de ziua de naștere, trimitere de cupoane. Se pot lansa și campanii SMS.
Cum trebuie gestionată o cerere de date GDPR?
Dacă un client solicită datele sale (dreptul de acces), acestea pot fi exportate cu un click în format JSON, cu toate datele stocate despre el. Dacă solicită ștergerea contului (dreptul de a fi uitat), acesta poate fi de asemenea șters cu un click — dar trebuie luată în considerare obligația de păstrare a facturilor (8 ani).
Câți clienți pot gestiona într-un cont?
Numărul de clienți este nelimitat în toate pachetele. Doar numărul lunar de rezervări este limitat în pachetul Gratuit (30 de rezervări/lună). În pachetele Basic și Pro, rezervările și clienții sunt nelimitate.
Cum arată pe interior?
Încearcă AI Booking
Începe perioada de probă de 14 zile fără card bancar, configurează-ți serviciile și distribuie link-ul de rezervare — prima rezervare online poate veni chiar azi.