Karta klienta: imię, kontakt, notatka, dokumenty
Celem AI Booking jest, aby rezerwacje, komunikacja i administracja wymagały mniej ręcznej pracy.
Funkcja
CRM gości, który pamięta każdy zabieg każdego klienta
AI Booking to nie tylko system rezerwacji, ale też pełna ewidencja gości. Każdy gość ma własną kartę klienta, własną historię rezerwacji, notatki administracyjne, dokumenty i opcjonalne własne logowanie (własne konto gościa — własne hasło, panel, historia rezerwacji). Obsługiwane zgodnie z RODO: dziennik zgód na cookies, śledzenie zgody marketingowej, eksport danych, usuwanie konta. Obsługiwana jest też czarna lista gości do zarządzania powtarzającymi się nieobecnościami.
Co to oznacza w praktyce?
Wyobraź sobie przeciętny dzień z AI Booking działającym w tle. Rano, zanim jeszcze wejdziesz do swojej firmy, pierwsza rezerwacja już się wydarzyła: powracający klient o 7:42 wybrał termin z telefonu i otrzymał automatyczny e-mail z potwierdzeniem. Twój kalendarz się zaktualizował, a ty tylko zerkasz na telefon przy śniadaniu i widzisz, co czeka Cię danego dnia. CRM gości, który pamięta każdy zabieg każdego klienta, powstał właśnie po to, by dać Ci ten spokój: karta klienta: imię, kontakt, notatka, dokumenty, pełna historia rezerwacji — kiedy, co, za ile — oraz własny panel gościa — własne rezerwacje, płatności, opinie — a wszystko to bez konieczności siedzenia cały dzień przy telefonie.
Podczas pracy goście nie przeszkadzają Ci pilnymi telefonami, bo Twoja strona rezerwacji online jest dostępna całą dobę. Po południu, gdy wracasz, w kilka minut przeglądasz nadchodzące rezerwacje, anulacje, płatności — i co ważne, wszystko jest uporządkowane, przeszukiwalne, możliwe do wyeksportowania. Rejestr gości pamięta, co komu podobało się ostatnim razem, więc przy kolejnej rezerwacji dokładnie wiesz, co przygotować. Dzięki cotygodniowym statystykom widzisz trendy: czy rośnie przychód, ilu nowych gości przybyło, która usługa cieszy się największym zainteresowaniem.
Wieczorem, gdy zamykasz warsztat lub salon, nie musisz już prowadzić papierowego dziennika ani wysyłać dodatkowych e-maili. AI Booking automatycznie wysyła jutrzejsze przypomnienia (a w pakiecie Podstawowym/Pro także SMS-y), aktualizuje Kalendarz Google i przygotowuje miesięczną statystykę. Twoja praca pozostaje częścią merytoryczną — administrację rezerwacji przejmuje system.
Główne korzyści
Pełna historia rezerwacji — kiedy, co, ile
Celem AI Booking jest, aby rezerwacje, komunikacja i administracja wymagały mniej ręcznej pracy.
Własny panel gościa — własne rezerwacje, płatności, opinie
Celem AI Booking jest, aby rezerwacje, komunikacja i administracja wymagały mniej ręcznej pracy.
Notatki administratora — prywatne uwagi o gościu
Celem AI Booking jest, aby rezerwacje, komunikacja i administracja wymagały mniej ręcznej pracy.
Przetwarzanie danych zgodne z RODO — eksport, usunięcie konta, śledzenie opt-in
Celem AI Booking jest, aby rezerwacje, komunikacja i administracja wymagały mniej ręcznej pracy.
Jak korzystać w 3 krokach?
- 1
Rejestracja i ustawienia podstawowe
Pierwszym krokiem jest rejestracja rozpoczynająca 14-dniowy okres próbny bez karty kredytowej — wystarczy adres e-mail lub logowanie przez Google. Kreator wdrożenia przeprowadzi cię przez podstawowe dane konta (nazwa firmy, kontakt, adres URL rezerwacji), następnie skonfigurujesz swoje usługi: nazwa, czas trwania, cena, opis. Można aktywować: Karta klienta-gościa: imię, kontakt, notatka, dokumenty. Dzięki temu twoja strona rezerwacji jest już dostępna, a goście mogą od razu dokonywać rezerwacji — przy średnim czasie konfiguracji 15-30 minut.
- 2
Godziny pracy, kalendarz i powiadomienia
W drugim kroku ustawiasz swoje godziny pracy (tygodniowo, dziennie, wyjątki, urlopy) i łączysz konto Google Calendar, aby Twoje prywatne wydarzenia również blokowały terminy rezerwacji. Ustawiasz, które szablony e-maili są aktywne (potwierdzenie, przypomnienie, follow-up) i kiedy mają być wysyłane (np. 24 godziny wcześniej). W planach Basic i Pro możesz dodać również przypomnienia SMS. Można aktywować: Pełna historia rezerwacji — kiedy, co, ile. Dzięki temu Twoi goście otrzymują automatyczne potwierdzenie w Twojej marce.
- 3
Udostępnianie linku i codzienne korzystanie
Trzeci krok to udostępnienie linku do rezerwacji: bio na Instagramie, post na Facebooku, kod QR na wizytówce, osadzalny formularz rezerwacji na Twojej stronie lub shortcode WordPress. Od tego momentu system działa automatycznie: Dedykowany panel gościa — własne rezerwacje, płatności, opinie. Ty tylko rano zerkasz na swój mobilny panel admina (instalowalny z przeglądarki mobilnej), widzisz rezerwacje na dany dzień, zatwierdzasz je, a na koniec miesiąca eksportujesz faktury do Billingo lub Számlázz.hu. Moduł statystyk pokazuje, jak rozwija się Twój biznes.
+30-40%
więcej powracających gości po pierwszych 3 miesiącach — łączny efekt automatyzacji rezerwacji, przypomnień i ewidencji gości. Typowy wynik dla usługodawców; dokładna liczba zależy od branży i aktywności.
Jak wpasowuje się w pozostałe funkcje?
Co widzi administrator na karcie gościa?
Na karcie gościa: dane podstawowe (imię, e-mail, telefon), wszystkie rezerwacje w porządku chronologicznym, kupony, karnety, zaliczki i pełne płatności, notatki administratora (prywatne, widoczne tylko dla Ciebie), przesłane dokumenty (np. deklaracja zdrowotna, zgoda), status zgody marketingowej, statystyki niestawiennictwa, wynik ryzyka (predykcja AI).
Własny panel klienta
Opcjonalne logowanie gościa daje mu własny mini-CRM: własne rezerwacje w porządku chronologicznym, odwołanie/zmiana, historia płatności, opinie, status listy oczekujących, saldo karnetu. Obsługiwane jest też resetowanie hasła i weryfikacja e-mail gościa. Przydatne dla stałych gości, którzy lubią samodzielnie zarządzać rezerwacjami.
Notatki i dokumenty administratora
Funkcja notatki o gościu pozwala zapisywać prywatne uwagi na temat gościa — np. 'uczulony na parabeny', 'zawsze spóźnia się 10 minut', 'unika głośnej muzyki'. Do dokumentów gościa możesz przesłać deklarację zdrowotną, zgodę lub dowolny dokument. Są one widoczne tylko w panelu administratora — gość nie ma do nich dostępu.
Czarna lista gości
Jeśli gość wielokrotnie się nie stawia bez anulowania lub jest niepożądany z innego powodu, możesz dodać go do czarnej listy ręcznie lub na podstawie automatycznej reguły. Gość na czarnej liście nie może zażądać nowej rezerwacji przy użyciu swojego adresu e-mail — lub tylko z zaliczką. Chroni to twój kalendarz i czas pracy.
RODO — eksport danych, usunięcie konta
Gość może w każdej chwili poprosić o eksport danych (format JSON, wszystkie przechowywane o nim dane) lub usunięcie konta. Zgody na przetwarzanie danych zgodnie z RODO (legal_document_acceptances) oraz zmiany zgody marketingowej (marketing_consent_events) są automatycznie rejestrowane — gotowe do audytu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy rejestr gości jest dostępny tylko w planie Pro?
Nie, ewidencja gości jest dostępna w każdym pakiecie — także w pakiecie bezpłatnym. Ograniczony jest tylko licznik gości (maks. 30 rezerwacji/mies. w pakiecie bezpłatnym). Dane gości, historię rezerwacji i notatki można zarządzać wszędzie.
Czy gość widzi notatki?
Nie, notatki administratora są prywatne — widzisz je tylko Ty (lub pracownicy, jeśli nadasz im dostęp). Klient widzi na swoim pulpicie tylko własną historię rezerwacji.
Czy mogę zaimportować klientów z innego systemu?
Tak, istniejącą listę klientów możesz wgrać przez import CSV. W planie Pro dostępne jest też API, dzięki czemu możliwa jest automatyczna migracja z innego systemu.
Czy mogę korzystać z kategorii gości (tagów)?
Tak, w panelu administracyjnym możesz dodawać tagi do gości (np. VIP, stały klient, nowy) i filtrować według nich. Przydatne do ukierunkowanych kampanii e-mailowych lub strategii cenowej.
Czy mogę wysyłać kampanie e-mailowe do klientów?
Tak, moduł kampanii pozwala wysyłać spersonalizowane e-maile do listy gości (z poszanowaniem zgody RODO opt-in). Obsługiwane są sekwencje drip, kampanie urodzinowe, wysyłka kuponów. Można też uruchomić kampanię SMS.
Jak należy obsłużyć wniosek o dane RODO?
Jeśli gość poprosi o swoje dane (prawo dostępu), można je wyeksportować jednym kliknięciem w formacie JSON, ze wszystkimi przechowywanymi o nim danymi. Jeśli poprosi o usunięcie konta (prawo do bycia zapomnianym), również można je usunąć jednym kliknięciem — trzeba jednak uwzględnić obowiązek przechowywania danych rozliczeniowych (8 lat).
Iloma gośćmi mogę zarządzać na jednym koncie?
Liczba gości jest nieograniczona w każdym pakiecie. Tylko miesięczna liczba rezerwacji jest ograniczona w pakiecie Darmowym (30 rezerwacji/miesiąc). W pakietach Basic i Pro rezerwacje i goście są nieograniczone.
Jak to wygląda od środka?
Wypróbuj AI Booking
Rozpocznij 14-dniowy okres próbny bez karty płatniczej, skonfiguruj swoje usługi i udostępnij link do rezerwacji — pierwsza rezerwacja online może pojawić się już dziś.