Csapatkezelés foglalási rendszerben: több szolgáltató, egy naptár

Amíg egyedül dolgozol, a naptár egyszerű: amikor ráérsz, akkor foglalhatnak. Amint belép egy második fodrász, egy kolléga masszőr vagy egy recepciós, minden bonyolultabb lesz. Kinek mikor van szabad ideje? Ki melyik szolgáltatást vállalja? Ki láthatja a bevételt, és ki csak a saját vendégeit? Ha ezt egy közös füzet, egy Excel-tábla vagy három különböző telefon naptára tartja össze, előbb-utóbb jön a dupla foglalás és a „nekem ezt senki nem mondta”.

Ebben a cikkben végigveszük, hogyan működik a csapatkezelés foglalási rendszerben: hogyan lesz a több szolgáltatóból egy átlátható naptár, mit állíts be az elején, és mire figyelj, hogy a csapatod is szeresse használni. Négy tipikus csapat példáján azt is megmutatjuk, hogyan néz ki mindez egy fodrászszalonban, egy kozmetikában, egy masszázsstúdióban és egy recepcióval működő helyen.

Mikor van szükséged csapatkezelésre a foglalási rendszerben?

Nem csak nagy szalonoknak való. Akkor érdemes elgondolkodni rajta, ha a következők közül legalább egy igaz rád:

• Többen fogadtok vendéget, és a vendég nem mindegy, kihez kerül (a törzsvendég a „saját” fodrászához akar menni).
• Nem mindenki végez mindent. Az egyik kolléga csak manikűrt csinál, a másik gél lakkot is, a harmadik csak hétvégén dolgozik.
• Valaki más is kezeli a foglalásokat, például recepciós vagy asszisztens, akinek nem kell látnia a pénzügyeket.
• Közös eszközökön osztozkodtok: egy kezelőszoba, két szék, egy masszázságy.
• Tudni szeretnéd, ki mennyit teljesít, mert jutalékot fizetsz vagy havi célokkal dolgozol.

Ha ezekre most papíron vagy fejben keresel választ, a csapatkezelés sok üzenetváltást és félreértést vesz le rólad.

Egy naptár, több szolgáltató: így áll össze

A lényeg, hogy minden munkatársnak saját naptára van, de te mindent egy helyen látsz. Az AI Bookingban a közös cégnaptárban minden foglalás megjelenik, munkatársanként külön színnel. Így első ránézésre látod, ki mikor foglalt, hol van lyuk a napban, és kinek kellene még vendég.

Minden munkatársnál külön beállítható:

• munkaidő és műszakok, ha nem mindenki ugyanakkor dolgozik;
• szabadság, ilyenkor az ő időpontjai nem foglalhatók;
• mely szolgáltatásokat végzi, így a vendég nem foglalhat olyat, amit az adott kolléga nem csinál;
• jutalék és havi bevételcél, ha így dolgoztok.

A vendég a foglalási oldalon vagy a weboldaladba ágyazott widgetben választ szolgáltatást, és ha szeretné, munkatársat is. Ha mindegy neki, kihez kerül, egyszerűen a legkorábbi szabad időpontot kapja. Ha a törzsvendég ragaszkodik a kedvencéhez, csak az ő szabad időpontjai jelennek meg neki.

Jogosultságok: ki mit lát és mit csinálhat?

A csapatkezelés második fele a bizalom és az adatvédelem. Nem kell, hogy mindenki mindenhez hozzáférjen. Egy recepciósnak foglalást kell rögzítenie és módosítania, de nem kell látnia a havi bevételt. Egy kollégának elég a saját napja.

Az AI Bookingban minden munkatárs saját belépést kaphat e-mailes meghívóval, és a jogosultságait egyesével kapcsolhatod ki vagy be, kategóriák szerint:

• naptár és foglaláskezelés (megtekintés, létrehozás, módosítás),
• ügyfélkezelés,
• szolgáltatások szerkesztése,
• munkatársak, munkaidő és szabadság kezelése,
• beállítások, marketing, statisztika.

A tulajdonos mindenhez hozzáfér. A naplózás (audit napló) megmutatja, ki mit módosított. Ez akkor is hasznos, ha nincs semmi baj, mert így nincs „nem én voltam” vita. Az ügyféladatok kezeléséről a GDPR-ról szóló cikkünkben opisaliśmy szczegółowo.

Közös eszközök és helyiségek: nincs többé két vendég egy széken

Gyakori gond, hogy két munkatárs külön-külön szabad, de ugyanazt a kezelőszobát vagy gépet használnák egyszerre. A naptár ilyenkor jónak tűnik, a valóságban viszont ütközés lesz belőle.

Erre valók az erőforrások: beállítasz egy széket, szobát, pályát vagy eszközt, megadod, egyszerre hány foglalás futhat rajta (egy szék = 1, egy ötfős pálya = 5), és hozzákötöd a szolgáltatáshoz. A rendszer minden foglalásnál figyeli a szabad helyet, az online vendégfoglalásnál is, így nem alakulhat ki túlfoglalás. Egy külön erőforrás-naptárban idővonalon látod, melyik erőforráson mikor és kinek van foglalása.

Ha a munkatársaid Google Naptárt is használnak, a Google Naptár szinkronról szóló cikkünkben leírtuk, hogyan előzd meg a dupla foglalásokat.

Beállítás lépésről lépésre: így indulj el

1. Írd össze, ki mit csinál. Egy egyszerű táblázat elég: munkatárs, szolgáltatások, munkanapok. Ez a beállítás gerince.
2. Vedd fel a munkatársakat. Beállítások → Munkatársak → „Új munkatárs”: név, beosztás, és ha kell saját belépés, az e-mail-címe.
3. Rendeld hozzá a szolgáltatásokat. Mindenkinél pipáld be, mit végez. Ezen múlik, hogy a vendég jó emberhez foglaljon.
4. Állítsd be a munkaidőt és a szabadságokat. A szabadságot érdemes előre felvinni, például a nyári vagy ünnepi időszakra.
5. Kapcsold be a jogosultságokat. Kezdd szűkebben, és bővíts, ha kell. Könnyebb utólag jogot adni, mint elvenni.
6. Ha van közös eszköz vagy helyiség, vedd fel erőforrásként, és kösd a szolgáltatásokhoz.
7. Tesztelj egy foglalással a vendég szemével: jó munkatársak jelennek-e meg, jó időpontokkal.

Három gyakori beállítási hiba

• Mindenki mindent végez a rendszerben. Ha nem rendeled hozzá pontosan a szolgáltatásokat, a vendég olyan kollégához is foglalhat, aki azt nem csinálja. Ez az elején a leggyakoribb hiba.
• A szabadság csak fejben van meg. Ha nincs felvéve, a vendég nyugodtan foglal arra a napra, és neked kell lemondanod. Kellemetlen neked és a vendégnek is.
• Túl széles jogosultságok. „Majd később szűkítem”, és ez sosem történik meg. Kezdd a minimummal: amit a munkájához kell, azt kapja meg.

Ha most vezeted be először a foglalási rendszert, a bevezetési útmutatónk segít a teljes folyamatban.

Így néz ki a gyakorlatban: négy tipikus csapat

A beállítás attól függ, hogyan dolgozik a csapatod. Néhány gyakori felállás, amiből kiindulhatsz:

Fodrászszalon három fodrásszal

Mindhárman vágnak és festenek, de csak egyikük vállal melírt és hajhosszabbítást. A melírt és a hajhosszabbítást csak hozzá rendeled, így a vendég nem tud másnál foglalni rá. A törzsvendégek a saját fodrászukat választják, az új vendégek pedig a legkorábbi szabad időpontot kapják, bárkinél. A közös cégnaptárban látod, ha valakinek üres a délutánja, és oda terelheted az akciós időpontokat. Fodrászoknak szóló beállítási tippeket a fodrászoknak szóló oldalunkon találsz.

Kozmetika egy kezelőszobával

Két kozmetikus dolgozik váltott műszakban, de csak egy kezelőszoba van. A szobát erőforrásként veszed fel 1-es kapacitással, és minden kezeléshez hozzákötöd. Ha a két kolléga műszakja egy órára átfed, a rendszer abban az órában sem enged két kezelést egyszerre, mert a szoba foglalt.

Masszázsstúdió részmunkaidős kollégákkal

Van, aki csak kedden és csütörtökön jön, van, aki csak hétvégén. Mindenkinél a saját műszakjait állítod be, így a foglalási oldalon mindig csak az adott napon dolgozó masszőrök jelennek meg. A jutalékot és a havi bevételcélt munkatársanként rögzíted, a hónap végén pedig a statisztikában látod, ki mennyit teljesített.

Recepcióval működő hely

Egy recepciós veszi fel a telefonos és személyes foglalásokat mindenkinek. Ő megkapja a naptár- és ügyfélkezelési jogot, a statisztikát, a pénzügyi beállításokat és a szolgáltatások szerkesztését viszont nem. A munkatársak csak a saját naptárukat kezelik. Így mindenki azt látja, ami a munkájához kell.

Hogyan fogadja el a csapat?

A legjobb rendszer is csak akkor működik, ha a kollégák használják. Néhány dolog, ami sokat segít:

• Mutasd meg, mit nyernek vele. Kevesebb telefon és üzenet, nem kell fejben tartani, ki mikor jön, és a saját napjukat a telefonjukon is látják.
• Legyen mobilon is kéznél. Az AI Booking Partner alkalmazással (Android és iPhone) a munkatársak útközben is látják a mai foglalásaikat, és értesítést kapnak az új foglalásokról.
• Egy ember feleljen a beállításokért. Ha mindenki átírja a munkaidőket, hamar káosz lesz. Jobb, ha egy kézben van.
• Az első két hétben nézzétek át együtt, mi nem stimmel: rossz szolgáltatás-hozzárendelés, hiányzó szabadság, túl rövid időtartam.

A vendégekről vezetett jegyzetek (allergiák, kedvenc szín, korábbi kezelés) is csapatmunka. Erről a vendégjegyzetekről szóló cikkünkben írtunk.

Mennyibe kerül, és mit kapsz érte?

Az AI Bookingban a munkatárs-kezelés a Pakiet Pro része, ami havi 4.900 Ft (éves fizetéssel 49.000 Ft, vagyis két hónap ajándék). Ebben benne van:

• legfeljebb 5 munkatárs kezelése saját naptárral,
• jogosultságkezelés és audit napló,
• termek, szobák és eszközök kezelése kapacitással,
• fejlett analitika, benne a munkatársankénti teljesítménnyel,
• minden, ami az Alap csomagban is: korlátlan foglalás, Google Naptár szinkron, online fizetés, automatikus számlázás, emlékeztetők.

Az Ingyenes és az Alap csomagban nincs munkatárs-kezelés, azok egyéni szolgáltatóknak valók. A Pro csomag 14 napig bankkártya nélkül kipróbálható, így a csapatoddal együtt nézhetitek meg, beválik-e.

Gyakori kérdések a csapatkezelésről

Látják egymás vendégeit a munkatársak?

Ezt te döntöd el. A jogosultságoknál munkatársanként beállíthatod, hozzáfér-e az ügyfélkezeléshez és a teljes naptárhoz, vagy csak a saját foglalásait kezeli. A vendégek a szolgáltatóhoz, egy munkatárshoz vagy közös ügyfélkészletbe is rendezhetők.

Mi történik, ha egy munkatárs beteg lesz?

Felveszed a szabadságát, és onnantól az ő időpontjai nem foglalhatók. A már meglévő foglalásait a közös naptárban látod, így át tudod tenni őket egy kollégához, vagy értesítheted a vendégeket.

Kell mindenkinek saját belépés?

Nem kötelező. Munkatársat felvehetsz saját belépés nélkül is, ilyenkor te vagy a recepció kezeli a naptárát. Ha viszont a kolléga maga szeretné látni a napját, e-mailben meghívod, és saját, korlátozott hozzáférést kap.

Mi van, ha 5-nél több munkatársam van?

A Pro csomag legfeljebb 5 munkatársat kezel. Ha ennél nagyobb a csapatod, érdemes a bevezetés előtt egyeztetni az ügyfélszolgálattal.

Összefoglalva: a csapatkezelés lényege, hogy mindenki a saját naptárában dolgozik, te pedig mindent egy helyen látsz. A vendég jó emberhez foglal, a közös eszközök nem ütköznek, és mindenki csak ahhoz fér hozzá, amihez kell. Ha most még a füzet, a közös chatcsoport vagy a fejben tartott beosztás tartja össze a csapatot, érdemes egy próbát tenni.